Ljusdal Energi levererar bland annat elektricitet, vatten & avlopp, värme, bredband och insamling av avfall. Målet är att vara drivande i utvecklingen av Ljusdals kommun, bidra till en god livsmiljö och framstå som det lokala, självklara alternativet.
Som kommunägd koncern med sju dotterbolag i en liten kommun gäller det att vara fokuserad. Ljusdal Energi har ökat samsynen när det gäller verksamhetens processer och höjt engagemanget hos våra chefer, förbättrat förbättringsarbetet och skapat ordning och reda i sin dokumentation. 
”En vändpunkt var när vi fick nyckelintressenterna att sitta i samma rum för att skapa en förståelse för varandras processer. Då fick vi plötsligt energi och engagemang i förbättringsarbetet"
Jesper Söderbäck, Ljusdal Energi
Inledning – att skapa förutsättningar
De första stegen i Ljusdal Energis resa handlade till stor del om att skapa rätt förutsättningar. I ett första skede bestämde man sig för att upphandla och implementera dokumenthanteringssystemet CANEA Document, som är en av fem moduler i CANEA ONE. Information och metadata kartlades, befintlig dokumentation inventerades och systemet sattes upp för att möta verksamhetens krav. Men det stod ganska snart klart att det krävdes ytterligare insatser för att nå hela vägen. Det räckte inte med ett effektivt IT-stöd utan man insåg att man behövde en tydligare koppling till strategin samt ett process- och kundfokus.
Ett litet ny-tag med strategiska mål och huvudprocesskarta
Därför beslutade man att göra ett ny-tag. Fokus förflyttades till att definiera strategiska målsättningar och man beslöt sig för att implementera CANEA Strategy för verksamhetens strategiska rapportering. Ledningen startade därför arbetet med att skapa samsyn kring verksamhetens huvudprocesskarta. Processägare och processledare utsågs och utbildades, vilket gjorde att engagemanget hos inblandade parter och personal ökade.
Processkartläggning
Arbetet med att kartlägga verksamhetens processer påbörjades. Ett större antal workshoppar genomfördes, men trots högt engagemang under workshopparna var det något som saknades. Processerna blev mer detaljerade, men helhetsbilden och sammanhanget förlorades.
Skifte av fokus till hela kundflöden
För att råda bot på känslan av att processerna inte riktigt hängde ihop, genomfördes ett koncentrerat event under några dagar, där nyckelintressenterna samlades för att arbeta igenom kompletta kundflöden, som berörde flera processer. Då skapades förståelse och engagemang för hur processerna hängde ihop samt vad som behövde utvecklas för att de skulle fungera bättre. Insikten om beroenden mellan olika delar i verksamheten och en förståelse för kundens resa genom processerna gav många nyttiga aha-upplevelser. Ett processteam utsågs för att arbeta vidare.
"Att arbeta med ett processorienterat ledningssystem kräver tålamod och en kombination av att skapa rätt förutsättningar och att söka effekter. För oss har det varit bra med en helhetsleverantör som kan stötta oss hela vägen med såväl IT-lösningar som konsulttjänster och utbildning.”
Jesper Söderbäck, Ljusdal Energi
Ständiga förbättringar
För att komma vidare arbetade Ljusdal Energi med att etablera en systematik i arbetet med ständiga förbättringar. Pulsmöten infördes för att fånga stora och små problemställningar. Processen för att driva förbättringsarbete digitaliserades i CANEA Workflow.
För att skapa mer driv i förbättringsarbetet och öka kompetensen i organisationen kring förbättringsarbete och problemlösning genomfördes ett Kaizen-event, där man under ett antal dagar arbetade fokuserat med utvalda problemställningar. Resultatet blev bland annat insikter när det gäller hur organisationen behöver agera för att kunden ska uppfatta Ljusdal Energis sju olika bolag som en helhet.
Men resan är inte slut. Den fortsätter inom områden som digitaliserad projekthantering och effektivisering av diariet, där möjligheterna till förbättringar är stora.
Resultat och verksamhetsnytta
- Samsyn kring verksamhetens processer.
- Ökat engagemang hos våra chefer.
- Systematiska arbetssätt för ständiga förbättringar.
- Ordning och reda i dokumentation och information.
- Minskat individberoende.
- Starkare varumärke – ”Ett Ljusdal Energi".
