Som ett multinationellt företag aktivt inom avfallshanteringsbranschen behöver Fortum Recycling & Waste ett system för EHSQ-management som kan hantera alla deras ärenden och dokument, samtidigt som det visar rätt information på rätt språk till rätt person.
Fortum Recycling & Waste är ett affärsområde inom Fortum Group och har idag verksamhet i Sverige, Finland och Danmark. Företaget är först och främst aktiva inom avfallshanteringsbranschen och erbjuder miljövänliga lösningar för återvinning och produktion av grön energi samt hantering och slutförvaring av farligt avfall.
Ett system för EHSQ-management
Inom avfallshanteringsbranschens är miljöaspekter så väl som hälso- och säkerhetsaspekter av högsta vikt. För Fortum Recycling & Waste innebär det ett behov av ett effektivt system för att hantera och förbättra dessa aspekter. Företagets förmåga att hantera och förbättra aktiviteter kopplade till miljö, hälsa och säkerhet är direkt avgörande för företagets konkurrenskraft och är något som krävs av kunder, enligt Oili Riutta, EHSQ-specialist på Fortum Recycling & Waste.
Fortum Recycling & Waste har, som tidigare nämndes, i dagsläget verksamhet i tre nordiska länder. Innan företaget bytte till CANEA ONE hanterades EHSQ-management för miljö-, hälso-, säkerhets- och kvalitetsaspekter i tre olika system. Ett system för verksamheten i varje land.
Tre utmaningar
För att nå företagets mål om att samtliga regioner ska drivas på samma sätt, med samma standard för miljö-, hälso-, säkerhets- och kvalitetsförbättringar var ett byte till ett gemensamt system nödvändigt. De främsta utmaningarna Fortum Recycling & Waste mötte med de gamla systemen var:
- Svårigheter att få en översikt över hur verksamheterna i varje land drevs.
- Brist på en central plattform för publicering och hantering av organisationsövergripande instruktioner och direktiv.
- Avsaknad av ett effektivt system som samlar, och ger möjligheter för att ta lärdomar av incidenter och near misses som sker i olika länder.
CANEA ONE, det bästa alternativet
Fyra olika system utvärderades inför bytet, men efter att möjlighet gavs att träffa och samtala med en existerande CANEA ONE kund blev beslutat slutgiltigt. CANEA ONE valdes först och främst på grund av att systemet är väl optimerat för att användas på många olika språk, men även på grund av dokumentmodulens, CANEA Document, funktioner och ärendehanterarens, CANEA Workflow, anpassningsbarhet. Fortum Waste Solutions började implementera CANEA ONEs modul för ärendehantering i slutet av 2017 och dokumentmodulen i början av 2018. Idag används systemet för utveckling och godkännande av dokument från ett livscykelperspektiv, samt för hantering och förbättringsarbete kopplat till incidenter, kundreklamationer och säkerhetsrisker.
CANEA löste problemen med de tidigare systemen genom att leverera ett system som, enligt Oili Riutta gör det möjligt för företaget att:
- Visa information i enlighet med varje individs ansvarsområde och där med göra det möjligt för chefer att få en helhetssyn över verksamheten i alla länder, medan systemet fortfarande hålls enkelt och användarvänligt för andra anställda.
- Hantera organisationsövergripande riktlinjer och standarder centralt samt presentera de på det språk som varje anställd föredrar, vilket på sikt säkerställer att organisationen fungerar på ett effektivt och enhetligt sätt.
- Få en överblick över och möjlighet att lära sig av incidenter och near misses som sker i andra länder, vilket förhoppningsvis på sikt leder till bättre arbetssätt och att liknande incidenter kan undvikas i framtiden.
Planer på att implementera CANEA ONEs processmodul
Fortum Recycling & Waste har sedan CANEA ONE implementerades förvärvat två bolag som snabbt inkorporerades in i systemet. Nästa steg i företagets användning av CANEA ONE är att implementera processmodulen, CANEA Process, för att med den anta ett än mer strukturerat tillvägagångsätt för ett processbaserat ledarskap.
"En av de viktigaste fördelarna med CANEA ONE är att det stödjer vårt globala ledningssystem och fungerar så bra på olika språk. Vi använder samma system, men om en dansk använder det så är det på danska och om en svensk använder det så är det på svenska. Trots att vi använder samma sökfunktion vet systemet vad som ska visas för vem."
Oili Riutta, EHSQ Specialist, Fortum Recycling & Waste
