Smartare arbete,
högre kvalitet och
minskade kostnader
En tuffare ekonomi, en mer instabil omvärld och ett ökat servicebehov hos medborgarna gör att resursförsörjningen i offentliga organisationer blir allt viktigare. Det gäller att skapa mer samhällsnytta för pengarna för att undvika underskott och nedskärningar. Det innebär att satsa på rätt saker och behålla en hög kvalitet i verksamheten, men till en lägre kostnad och med mindre resurser.
Ett sätt att lösa detta är att utgå från kommunens eller regionens målstyrning, samt de målsättningar som satts utifrån budget och verksamhetsplanering. Det kan också vara värdefullt att fråga personal och intressenter hur den eftersträvade effekten uppfattas.
Effektiv vård
Regeringen jobbar hårt för att vården bättre ska anpassas till vårdbehovet, med målsättningen att utveckla primärvårdens roll och komma närmare invånarna. Det finns dessutom ett stort behov av ökad produktivitet och nya arbetssätt genom digitalisering. Vi har kategoriserat utmaningarna som skapar ineffektivitet i omställningsarbetet:
- Brister när det gäller organisationsstruktur, arbetssätt, kultur och kompetensförsörjning.
- Den administrativa bördan.
- Verksamhetsstöd som inte skapar rätt förutsättningar.
- För få vårdplatser och överbeläggning.
Omställningsarbetet
Vår uppfattning är att omställningsarbetet huvudsakligen utmanas på följande områden:
- Det är svårt att förändra läkarnas sätt att arbeta. Det gäller framför allt vid flytt av specialiserade läkare inom sjukhusvården till primärvården.
- Hälso- och sjukvårdslagen sätter patienten först. I vissa fall blir det en konflikt med den optimering av produktionen som är central för omställningsarbetet.
- Den nya, nära vården förutsätter nya processer och ledningssystem, vilket innebär en kraftsamling när det gäller analys av processer samt produktions- och kapacitetsstyrning.
- Omställningsarbetet förutsätter en ökad samverkan med kommunerna.
- Omställningsarbetet förutsätter att de arbetssätt och processer som ska digitaliseras är kartlagda och definierade.
- Vad och varför?
Vad är hållbarhet för er organisation och varför ska ni arbeta med det? I ett inledande skede reflekterar vi över vilka nyttor och effekter ni vill uppnå; det kan till exempel vara minskad miljöbelastning, sjukfrånvaro och färre arbetsrelaterade skador eller en starkare ekonomi.
- För vem?
Vi genomför en intressentanalys för att identifiera vilka era intressenter är i hållbarhetsarbetet. Och vi hjälper er att ta fram en intressentlista där ni får prioritera vilka som väger tyngst. Listan används för att uppnå effektivitet i hållbarhetsarbetet.
- Väsentlighetsaspekter.
Vi genomför en väsentlighetsanalys för att identifiera era viktigaste infallsvinklar när det gäller social, ekonomisk och ekologisk hållbarhet. Och vi hjälper er med vedertagna analysmodeller med för att hitta ett effektivt arbetssätt. Tillsammans bygger vi sedan en arbetsstruktur och utvecklar ledningssystemet för att uppnå önskat resultat.
- Preciserad definition.
Tillsammans preciserar vi definitionen av hållbarhet för er organisation. Syftet är att rama in det fortsatta arbetet med målsättningar och genomförande, så att omfattningen och uppfattningen av hållbarhetsarbetet blir greppbart och tydligt.
- Vad är viktigt för att lyckas?
Vilka faktorer är viktiga för att lyckas med hållbarhetsarbetet? Vi utgå från intressentlistan, väsentlighetsanalysen och hållbarhetsdefinitionen.
- Nulägesanalys.
VI genomför en nulägesanalys för att kartlägga er nuvarande position. Om exempelvis mångfald är en av era prioriterade väsentlighetsaspekter, fokuserar vi på er rekryteringsprocess. Hur arbetar ni idag för att öka er mångfald?
- Mål.
Mål är avgörande för att visualisera framgångar och styra en verksamhet. Det är viktigt att hållbarhetsmålen kopplas till väsentlighetsaspekterna för att rikta in arbetet på det mest relevanta. En teknik kan vara att sätta SMARTA-mål (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta och Avgränsade).
- Handlingsplan.
Handlingsplanen visar vem som ska göra vad, när insatsen ska göras och vad den ska leda till. Med handlingsplanen skapas trovärdighet, motivation och sannolikhet för att uppnå de önskade effekterna – att gå från ord till handling.
- Förändra och kommunicera.
Förändringsarbete handlar om både struktur och kultur, med hållbarhetsfrågor och socialt ansvarstagande som en grund i företagets värderingar. Rätt värderingar skapar engagemang och delaktighet, vilket är en bra utgångspunkt för att hållbarhetsarbetet ska få önskad effekt. Vi hjälper er att koppla hållbarhetsarbetet till en tydlig förändringsprocess med utgångspunkt i bäst praxis och hur ni bemöter typiska reaktioner och behov i en förändring.
- Hållbar processutveckling.
Hållbarhetsarbetet måste integreras i verksamhetens processer. Processerna ligger till grund för verksamhetens ledningssystem och baseras på väsentlighetsaspekterna. Tillsammans identifierar, prioriterar och effektiviserar vi era processer för att uppnå önskat resultat.
- Utvärdera.
Att följa upp och värdera resultat är viktigt för framtida förbättringar. Här knyter vi ihop hållbarhetsrapporteringen med tidigare steg i modellen. Utvärderingen gör det möjligt att kommunicera framgångar och agera om och när vi inte når målen.
Undvik bromsklossar
i organisationen
Det finns flera utmaningar där du som ledare behöver ha en klar uppfattning kring ditt förhållningssätt och hur du väljer att möta de behov som finns hos medarbetare och verksamhet. Följande exempel är saker som ledare i offentlig sektor bör vara medvetna om, eftersom de kan bromsa utveckling och förändring.
- Stora organisationer med flera nivåer inom linjeorganisationen, med både formella och informella strukturer att ta hänsyn till.
- Offentlig verksamhet styrs av förtroendevalda och verksamheten verkställs av de anställda. Som ledare kan det vara svårt att förutsäga vad uppdragsgivaren och ledningen vill samt förstå hur verksamheten ska uppnå det.
- Offentlig verksamhet är skattefinansierad och offentlighetsprincipen gäller. Det innebär att många chefer blir granskade av såväl media som medarbetare både när det gäller beslut och ledarskap.
Ledarskap för bättre organisationsutveckling
Med hjälp av rätt metoder kan vi tillsammans leda och genomföra insatser och projekt som skapar tydliga effekter i er organisation. Det gäller allt från ledningsgruppens effektivitet till ett tillitsfullt ledarskap som främjar utveckling, ansvarstagande och engagemang.
Vi rekommenderar även att bandet mellan struktur och kultur ska stärkas för ökad inkludering. Våra metoder inom förändringsledning och kulturtransformation kombinerar både utveckling och samverkan mellan struktur och kultur. Detta skapar delaktighet, engagemang och förmåga att hantera de förändringar som ni ställs inför.
Vi hjälper dig att bli
trygg i ditt ledarskap
Vi hjälper din organisation att skapa samsyn hos lednings- och arbetsgrupper när det gäller såväl uppdrag som intressenternas behov, krav och förväntningar. Tillsammans utvecklar och implementerar vi de metoder och verktyg som bidrar till mätbara resultat för er verksamhet.
Oavsett om du har mångårig erfarenhet av att leda team eller precis antagit utmaningen, kan det vara nyttigt att reflektera över ditt ledarskap och din påverkan på verksamheten. Om du känner dig trygg i rollen som ledare skapas en trygghet i din omgivning. Det gör att du hjälper ditt team att nå sin fulla potential.
Undvik sugrörsseende och silotänk med samarbete
Silotänk med egen verkstad fungerar inte i den offentliga sektorn. Det krävs samverkan över organisationsgränser och externa samarbeten för att lyckas med de stora samhällsutmaningar vi står inför. Det räcker inte att prata om organisationens utformning, kompetensbehov, kommunikationsplaner, forum och kanaler. Områdena måste uppmärksammas och prioriteras.
Samverkan mellan stat, kommuner och regioner kan ske på olika grunder. Det kan vara reglerad samverkan i speciallagstiftning, skollag eller samordningsförbund, men också generella lagar som kommunallagen som sätter ramarna för hur samverkan upprättas. Viktigt att tänka på när det gäller samverkan i offentlig verksamhet:
- Extern delegering utan lagstöd är inte tillåtet. Det innebär att kommunala organ inte kan överlåta sin beslutanderätt på annat organ. Se dock den nya bestämmelsen om avtalssamverkan i kommunallagen.
- Det bör inte finnas gemensamma, övergripande organ som har beslutanderätt över parternas organ. Organet får endast vara ett samrådsforum om det inte finns lagstöd.
Om kommunalförbund, gemensam nämnd eller annat organ bildas bör organets omfattning övervägas eftersom det även påverkar frågor om upphandling, revision och ansvar.
Driva och genomföra
komplexa projekt
De flesta projekt inom offentlig sektor är komplexa. De involverar många intressenter med stor variation på krav och behov. Dessutom finns det många lagar och regler att förhålla sig till. Kanske saknas det rent av en anpassad och effektiv projektmodell eller -kompetens.
Utmaningar med projekt
i offentlig sektor
I många offentliga verksamheters linjeorganisationer används projekt för att smidigare åtgärda problem. Dessutom har det visat sig att projekt är en lämplig arbetsform när förändringarna i omvärlden sker allt snabbare. Men bara för att en organisation väljer att jobba i projekt betyder det inte att resultatet blir bra per automatik. Projekt behöver rätt metoder och verktyg för att effektivt kunna drivas framåt. Vanliga problem är:
- Linjeorganisationen är stark eftersom den i vissa delar är lagstadgad. Projekt är ofta tvärfunktionella och kan därför komma i konflikt med linjen när det gäller medel, mål och resurser. Det kräver samordning och samverkan mellan projekt- och linjeorganisation, samt mellan olika projekt.
- Projekt i offentlig verksamhet är oftare styrda av regelverk, såsom lagen om offentlig upphandling och kommunallagen, som påverkar hur resursplanering och kostnadskalkylering ska göras.
- Projekt i offentlig verksamhet har i allmänhet ett stort antal intressenter. Den högre komplexiteten gör att intressentanalyser och -hantering blir extra viktigt i projektledningen.
- Många parter inom den offentliga verksamheten behöver samverka och samarbeta, samtidigt som dessa parter ibland har en myndighetsutövande roll. Det gör det extra viktigt att definiera arbetspaket och beslutsmodeller för projekten.
- Det kan vara svårt att få till en fastställd budget för projekt som sträcker sig över flera år, speciellt när det är flera aktörer som är med och finansierar projektet. Detta ställer extra höga krav på arbetet med prognostisering.
Få ut fördelarna med ledningssystemet
En modern organisation med hög kostnads- och leveranskvalitet behöver ett ledningssystem som är anpassat efter verksamheten. För att handla i enlighet med visionen, och därtill hörande strategier, krävs en engagerad ledning och motiverade medarbetare. Det i sin tur kräver ett intuitivt och lätthanterligt system som medarbetarna vill arbeta i. Detta kan säkerställas med hjälp av god förändringsledning.
En effektiv och
värdeskapande ledning
Inom offentlig sektor finns till exempel SOSFS 2011:9 som ger föreskrifter och allmänna råd om att kvaliteten i vårdrelaterade verksamheter systematiskt ska utvecklas och säkras med hjälp av ledningssystem. Andra internationella standarder som används är ISO 9001 för kvalitetsledning, ISO 14001 för miljöledning, ISO 45001 för arbetsmiljöledning, ISO 27001 för informationssäkerhet och ISO 50001 för energiledning. En svensk standard för ledningssystem inom hållbarhet återfinns i SS 854000.
Få kraft och rätt
riktning i styrningen
Komplexa lagar och riktlinjer, den förda politiken samt medborgarnas behov och önskemål påverkar hur offentlig verksamhet organiseras och styrs. Och det gäller att säkerställa regelefterlevnad utan att göra avkall på nytänkande. Inom styrning och ledning är organisering, målstyrning och uppföljning viktiga områden att ta hänsyn till.
Rätt organisering av verksamheten
Det finns flera olika sätt för organisationer inom kommuner och landsting att organisera sig på. En grund för kommunala organisationer är fullmäktiges övergripande styrning och ledning av nämnderna, liksom varje nämnds självständighet i förhållande till de andra nämnderna. De förtroendevalda sitter i fullmäktige och nämnder, medan de anställda arbetar i förvaltningarna. Traditionellt har varje nämnd haft en egen förvaltning, men många kommuner och landsting har valt att ha antingen en gemensam förvaltning eller begränsningar när det gäller antalet förvaltningar och/eller nämnder.
Här följer ett exempel på en traditionell organisation i kommuner och regioner. I en sådan har varje nämnd en egen förvaltning. Nämnden är anställningsmyndighet till de anställda. Verksamhetsansvaret är odelat.
-
Fördel: Såväl organisation som ansvarsfördelning är tydlig.
-
Nackdel: Risk för "stuprörstänk" och minskat helhetsansvar.
-1.png?height=76&name=G%C3%B6teborgs-Stad-logo-SV%20(1)-1.png){kind=logo}
.png?height=76&name=Brogren-Industries-logo-SV%20(1).png){kind=logo}
