Med omkring 50 000 anställda är VGR en av Sveriges största arbetsgivare. Det innebär hundratals olika projekt per år. Nu har regionen valt CANEA Project som sitt projektverktyg.
Bakgrund och behov
VGR (Västra Götalandsregionen) arbetar bland annat inom hälsa, sjukvård och skolor. Våren 2014 stod det klart för VGR att ett nytt projektstödsystem måste finnas på plats redan samma höst, bara ett par månader senare, då det gamla systemets avtal höll på att löpa ut. VGR IT är Västra Götalandsregionens gemensamma IS/IT-organisation som ansvarar för all drift och support av IT-infrastruktur, applikationer och telefoni i regionen. Här hade tidigare gjorts en noggrann utredning gällande projektverktyg och i maj 2014 togs beslut om att VGR skulle använda CANEA Project - ett verktyg som man tror kan passa många olika användare i en så stor organisation.
Införande och utbildning
Det beslutades att införandet skulle starta 1 juni 2014 och vara klart efter semestern så att projektledarna skulle kunna gå direkt in i sitt arbete igen i september. Totalt hade man tre månader på sig. Alla verksamheter var väl förberedda och projektledarna fick order om att alla projekt i det gamla systemet måste arkiveras.
"Viktigast för oss var att alla dokument måste ”räddas”! Vi gick tidigt ut med varningar till projektledarna att spara ned och göra back-uper. Så här i efterhand kan man säga att vi lyckades riktigt bra och att det var en exceptionellt snabb implementering", säger Carina Johansson, Applikationsspecialist på VGR IT.
Det var en tight tidplan om tre månader, men eftersom införandet skedde på sommaren, i semestertider, fanns inte så många användare på plats. Projektledare från CANEA kunde tillsammans med ansvariga från VGR arbeta relativt ostört med parallella spår:
- Konfiguration
- Utveckling
- Export
I och med det nya systemet, CANEA Project, fick alla en nystart och kunde se över processer. Det tillsammans med att systemet hamnade i en organisation som var aktiv, gav med andra ord bra effekter nästan direkt.
"Tack vare den här nystarten fick vi sätta oss ned och här fick alla tänka till och önska. Vi satte själva upp tre olika projektmodeller och kunde därefter sitta och konfigurera upp hur vi ville ha det. Denna tid hade vi aldrig tagit oss annars och det var nyttigt för oss", berättar Carina Johansson.
Införandet gick väldigt bra och alla projekt var på plats före sista augusti. Tidplanen om tre månader hade verkligen hållits.
"Det var nog ingen som riktigt trodde att införandet skulle kunna genomföras på så kort tid", säger Carina Johansson.
När användarna kom tillbaka från semestern fanns det en snabbguide till systemet på startsidan. Projektledarna var visserligen vana vid projektverktyg och trots att CANEA Project var nytt kunde de känna igen sig.
I samband med uppstarten efter semestrarna genomfördes ganska omgående fyra utbildningstillfällen som riktade sig främst till projektledarna. Det gavs också en administrationsutbildning där representanter från projektkontoren deltog.
"Alla projektledare och administratörer har fått utbildning. Idag är alla projektledare igång och projektverktyget sprids i organisationen", säger Gizella Auer, Samordnande objektspecialist Objekt Diarium och dokumenthantering.
Nytta och användning
Kraven på dokumentation och rapportering för projektledare i organisationen har de senaste åren ökat. Detta har lett till att personer som tidigare inte använt projektverktyg nu visar stort intresse för det smidiga verktyget CANEA Project. Projektledare behöver kunna redovisa och skriva direkt i ett användarvänligt system som underlättar och ger stöd.
"Vi har redan kunnat se att det nya verktyget ger god effekt. I många projekt har man nu kunnat mata in en statusrapport automatiskt via CANEA Project. Detta var tidigare ett manuellt arbete genom excellistor. Vi känner att vi haft bra hjälp av CANEA Project", avslutar Carina Johansson.
"Tekniskt sätt har effekterna blivit mycket bra. Diarie- och dokumenthantering samlar in förbättrings- och utvecklingsfrågor som sedan lämnas in till IT. Hittills har ingen fråga inkommit gällande projektverktyget från någon av användarna. Det ser vi som mycket positivt.", avslutar Gizella Auer,
Om Västra Götalandsregionen (VGR)
VGR ansvarar för hälso- och sjukvård, tillväxt- och utvecklingsfrågor i Västra Götaland. En region som har 1,6 miljoner invånare och 49 kommuner. Med cirka 50000 anställda är VGR en av Sveriges största arbetsgivare.
"Det var nog ingen som riktigt trodde att införandet skulle kunna genomföras på så kort tid. CANEA har varit väldigt flexibla och vi kände att vi fick stor hjälp ända in i mål."
Carina Johansson, Applikationsspecialist, VGR IT
Intresserad av att veta mer?
Vi skapar rätt förutsättningar för ett levande ledningssystem och ger ökad lönsamhet och bättre möjligheter att realisera din strategi.
