Grunden i att hantera dokument så att arbetet underlättas är att ha en begriplig och genomtänkt struktur. Det sparar inte bara tid, utan är även viktigt ur ett säkerhetsperspektiv. Och det ska vara enkelt att upprätthålla ordningen för alla typer av användare, även för de med mindre datorvana.
Ett viktigt steg på vägen är att skaffa ett verktyg som underlättar sökning och hjälper användaren att göra rätt. Det behöver vara så flexibelt att det kan hantera alla olika typer av dokument. Hantering, sökning, remissflöden och egenskaper varierar nämligen ofta beroende på om dokumentationen handlar om ledningssystem, projekt, produkter eller marknadskommunikation.
Här är några av fördelarna med att arbeta mer strukturerat och ta hjälp av ett smart verktyg för effektiv dokumenthantering:
