Att jobba inom räddningstjänsten innebär fysiskt arbete med en organisationsstruktur där heltids- och deltidsbrandmän är utspridda geografiskt, vilket kräver ett enkelt och lättillgängligt IT-stöd som alla kan ta del av.
Med en gedigen bakgrund inom yrket och tidigare erfarenhet av CANEA ONE, valde Rickard Westning att implementera IT-stödet när han tillträdde sin tjänst som Räddningschef inom Räddningstjänsten Enköping-Håbo. Medarbetare som kan arbeta snabbare och mer effektivt, tydlighet i struktur och transparens är några resultat sedan implementeringen.
–Jag såg behovet av att ha ett ordnat system med en tydlig struktur, då man hittills arbetat med ett rotsystem av mappar med olika versioner av dokument och riktlinjer, och en otydlighet i senast uppladdade filer. Vi hade infört CANEA ONE inom Brandkåren Attunda där jag jobbat tidigare och när vi fick chans att upphandla motsvarande system visste jag att systemets kvalitet och potential passade oss, säger Rickard Westning, Räddningschef.
Samlad dokumenthantering skapar mervärde
Man har valt att använda två av CANEA ONEs fem moduler, CANEA Document för dokumenthantering och CANEA Process för processhantering. Med hjälp av systemet har de skapat ett diarium, lagt upp dokumentmallar, styrdokument, avtal och rutiner samt ritat kopplingar mellan processer och skapat en tydlig ansvarsfördelning . Och fördelarna är många.
– Från början förväntade vi oss ett diarium med avtal, riktlinjer och dokument, men vi insåg snart att vi även kunde samla blanketter, mallar och mötesprotokoll i samma system, vilket gav ett mervärde. Vi har arbetat fram ansvarsområden efter processer och alla vet vem som är ansvarig för vad. Det ger oss koll på hela verksamheten samtidigt som snabbheten i att söka fram dokument gör oss starka. Vi kan också se att systemet möjliggör en transparens inom organisationen. Alla kan se mötesprotokoll, vår budget är synlig på alla detaljnivåer och alla kommer åt ledningsgruppens och direktionens protokoll och våra medarbetare har full insyn i verksamheten. Det skapar trygghet och förtroende.
Aktuell info alltid tillgänglig tack vare mobilitet
Rickard ser också en klar fördel och snabbhet i att organisationen kan styra mallar som används av alla medarbetare. När en förändring görs eller när nya instruktioner skrivs i ett dokument slår det igenom direkt i systemet vilket gör att det alltid finns en uppdaterad, aktuell version. Molnlösningen gör systemet lättillgängligt och ger omedelbar åtkomst till allt innehåll. Medarbetarna kan enkelt komma åt rutiner och avtal och det underlättar tjänstgöringsrapporteringen.
– Du kan skriva mötesprotokoll direkt i systemet och alla medarbetare får tillgång till justeringen direkt, molnlösningen är riktigt bra. Dokument är kopplade till rutiner vilket skapar en effektivare organisation. Om någon efterfrågar riktlinjer för beställning av kläder går det att hänvisa dem till systemet där alla nödvändiga blanketter är kopplade till rutinen.
– Systemet gör att vi har bra koll på hela organisationen. Jag kan till exempel vara ansvarig för att ta fram en rutin för fordon och tala om hur eventuella problem ska lösas. Därefter är det tjänstgörande grupp som ansvarar för att det görs och följs. Om det uppstår behov av en skadeanmälan vet alla var de hittar rutinen och kan se hur de ska gå tillväga. Om brister eller förbättringsmöjligheter upptäcks rapporteras dessa till fordonsansvarig som justerar rutinen. Det effektiviserar vår verksamhet och det har varit lyckosamt för oss att falla tillbaka på systemet.
Enkelt att ta del av och dela information
En användbar funktion i systemet kallas för ”strömmen”, där det går att rikta information till de medarbetare som berörs av till exempel nya processer. Påminnelsefunktionen är en ytterligare fördel som används för att flagga när ett avtal är på väg att gå ut, vilket gör att det finns bevakning på när det är dags att upphandla nya avtal. Det leder till ekonomiska vinster genom att man inte missar att förnya och förbättra avtal.
– Nu har vi använt systemet i fyra år och det är väl implementerat. Vi kan verkligen se att systemet är lönsamt i det långa loppet. Medarbetarna jobbar snabbare och mer effektivt när de vet vad de ska göra. Jag har stämt av under tiden och ser att våra mellanchefer konfigurerar systemet och alla har fått jobba i lugn och ro med utvecklingen. Det har varit en bra resa och nu tar vi nästa steg där vi kommer att utveckla vårt processarbete för att sikta på att ISO-certifiera vår verksamhet.
Möjligheter att utveckla systemet efter behov
Rickard tycker att systemet i sig erbjuder en stor frihet och flexibilitet. Det går att konfigurera egen layout eller följa CANEAs ramar och möjligheter att skapa metadata och använda grafisk form som färger, egna symboler och bakgrundsbilder. Rickard ritar processkartor som används i systemet där han kan koppla dokument som mallar och rutiner, styrdokument och avtal.
– Jag kan enkelt filtrera ut avtal som ska faktureras eller inte, och se vilka belopp det handlar om. Vi har skapat mycket utifrån vårt behov, men systemet erbjuder en väldigt bra grundstruktur. Och vi är väldigt nöjda med supporten vi får från CANEA. All uppdatering är väldigt smakfull och förbättringar görs inte bara för syns skull utan fyller alltid en funktion. CANEA tar sig även tid att åka till oss och vi upplever aldrig att det är jobbigt för dem att komma på besök!
Ett nytt projektverktyg på agendan
Nu blickar man framåt ytterligare och kommer att införa en tredje modul för projekthanteringen, CANEA Project.
– Det ska bli jättespännande och jag tror att det kommer att bli jubel inom verksamheten. Vi har haft ett behov att arbeta med projektdirektiv och förbättra uppföljningen. Genom att införa ett IT-system för projekt kommer såväl ledningsgruppen som medarbetare att få en bra överblick och CANEA Project fyller våra behov perfekt. Det finns en enkelhet i att ladda upp dokument och vi kan presentera projektplanen direkt in i dokumentmodulen. Vi kommer även att få en grafisk tydlighet där vi kan se när avstämningar ska ske, lägesrapporter och även själva syftet med projektet och vem som ansvarar för vad. Vi är glada över cost-benefit-nyttan av att vara kund hos CANEA,avslutar Rickard.
"Systemet erbjuder en väldigt bra grundstruktur. Och vi är väldigt nöjda med supporten vi får från CANEA och kan se lönsamheten i det långa loppet!"
Rickard Westning, Räddningstjänsten Enköping-Håbo
Intresserad av att veta mer?
Vi skapar rätt förutsättningar för ett levande ledningssystem och ger ökad lönsamhet och bättre möjligheter att realisera din strategi.
