SOLOM är med sina ca 1000 medarbetare och 1200 boende Sollentuna kommuns största utförare inom vård och omsorg. Stödet skulle hjälpa dem att digitalisera och vidareutveckla sitt systematiska kvalitetsarbete samt ta vara på de lärdomar som gjorts genom åren. För att säkerställa ett kontinuerligt förbättringsarbete behövdes en helhetssyn och ett helhetsgrepp på kvalitetsarbetet. Valet föll därför på CANEA ONE.
– CANEA vann upphandlingen. Vi var emellertid först lite osäkra på om de verkligen hade förstått vad vi behövde och om vi därmed skulle kunna komma i mål, eftersom de använde en delvis annan vokabulär än den vi var vana vid, säger Annette Sjöborg, kvalitetschef på SOLOM, och fortsätter:
– Men vi blev imponerade av den lyhördhet för våra behov som deras projektledare visade under arbetets gång. Tack vare den, och att vår egen förståelse av systemet ökade allt eftersom projektet fortskred, har vi inte bara kommit hela vägen utan även upptäckt fler möjligheter i CANEA ONE.
Utmaningar på vägen
Den här typen av projekt tar ofta längre tid än man från början hoppas och tror. Det är viktigt att inte implementera för mycket under för kort tid, om man vill att medarbetarna verkligen ska börja använda det nya systemet. Verksamheterna måste dessutom avsätta tid för implementeringen, trots att de har fullt upp med den dagliga driften. Att införandet sammanföll med corona-pandemin gjorde heller inte saken lättare.
Framgångsfaktorer vid implementeringen
En bidragande faktor till att lösningen landade så bra hos SOLOM var att de tidigt förstod att de behövde avsätta tillräckligt med tid för att lära sig systemet och att de behövde utveckla manualer och utbildningsfilmer till personalen. Viktigt har också varit att medarbetarna fick möjlighet att bidra med förbättringar via de flöden för förbättringar som finns i CANEA Workflow.
– Det var viktigt att vi själva i stor utsträckning skulle kunna förvalta och vidareutveckla systemet för att passa våra behov berättar Annette Sjöborg.
– Och tack vare vår engagerade projektledare, med tid tingad för projektet, kunde ett gott förarbete genomföras med förberedelser i form av handböcker, utbildningsfilmer, med mera.
Övriga framgångsfaktorer enligt Annette Sjöborg:
- Noggrant förarbete.
- Testverksamheter.
- Flexibel tidsplan och täta avstämningar.
- Anpassade utbildningar.
- Snabbt och bra stöd från CANEAs projektledare.
- Anpassning av CANEA ONE.
- Användning av termer och uttryck som
medarbetarna känner igen. - En liten arbetsgrupp från SOLOM arbetade i projektet.
- Annette hade mandat att fatta beslut i de flesta frågor,
vilket underlättade det löpande arbetet.
Förenklat kvalitetsarbete
Efter en genomtänkt och systematisk utrullning med stort stöd till arbetsgrupperna, har systemet blivit en viktig del av SOLOMs systematiska kvalitetsarbete. Medarbetarna kan nu enkelt hitta viktiga dokument, rapportera ärenden och få återkoppling samtidigt som ledningsgruppen har fått en kanal för systematisk uppföljning och analys, vilket bidrar till det fortsatta kvalitets och utvecklingsarbetet. Tack vare flöden och checklistor i CANEA Workflow har flera av SOLOMs arbetssätt kunnat förenklas.
Tidslinjen
Under perioden 2016 2018 kartlade SOLOM sina behov och en kvalitetsorganisation byggdes upp. 2019 stod det klart att man behövde ett digitalt stöd för att säkra och utveckla kvalitetsarbetet. Det skulle ge en ökad insyn och man skulle kunna följa arbetet i realtid. 2021 upphandlades det digitala kvalitetsledningssystemet CANEA ONE och 2022 togs det i drift.
Vad som fungerat bra enligt SOLOM
- CANEAS tydliga struktur och löpande avstämningar med fokus på oss som kund.
- Stor lyhördhet och flexibilitet.
- Välfungerande och snabb support från CANEA under och efter projektet.
- Löpande stöd från SOLOMs ledningsgrupp.
- Nyfikenhet och stort engagemang från chefer och medarbetare.
- Allt material som kunde förberedas innan implementeringen av ledningssystemet var förberett, vilket sparade mycket tid.
- Anpassad implementering och löpande support till verksamheterna, vilket har underlättat inställningen till ledningssystemet.
- Flexibilitet i tidplanen.
- Noggrann och löpande dokumentation.
Utgångsläget 2016:
- Inget fungerande kvalitetsledningssystem.
- Ingen kvalitetsorganisation.
- Inget systematiskt kvalitetsarbete.
- Inga lokala rutiner.
- Brister i kompetens hos medarbetare och chefer.
- Digitalt verksamhetsstöd saknades.
Resultatet 2022:
- Tydligt kvalitetsledningssystem.
- Fungerande kvalitetsorganisation.
- Fungerande systematiskt kvalitetsarbete.
- Lokala rutiner på plats i alla verksamheter.
- Löpande kompetensutveckling.
- Digitalt kvalitetsledningssystem implementerat.
"Med hjälp av Solklart* kan vi göra rätt saker i rätt tid och på rätt sätt. Det bidrar till att vi får nöjda boende, beställare och medarbetare!”
Annette Sjöborg, kvalitetschef AB SOLOM
(Solklart* är SOLOMs namn på CANEA ONE)
