Sedan 1951 har Cancerfonden arbetat och samlat in medel i den viktiga kampen mot cancer. Med testamenten som en av de största intäktskällorna för att finansiera cancerforskningen och sprida kunskapen om cancer krävdes en smidigare hantering av dessa ärenden.
Från en manuell hantering till ett digitaliserat arbetsflöde genom användningen av ärendehanteringsmodulen CANEA Workflow kan nu testamentena hanteras smidigare än någonsin. Vi fick en chans att höra mer om vad Louise Ekholm, jurist och testamenteshandläggare, på Cancerfonden, tyckte om projektet och det nya sättet att arbeta.
Hur såg er situation ut innan CANEA ONE?
Vi hade en manuell handläggning och hantering av testamentesärenden med stora mängder fysiska akter i pappersform. Det medförde dock risken att viktiga dokument kunde vara svåra att ha koll på under arbetets gång. När materialet fanns i enbart fysisk form försvårades också möjligheterna att ge underlag till resten av organisationen i olika situationer, såsom prognostisering av testamentesintäkter som är av stor vikt när det avgörs hur stora medel som fördelas till livsviktig cancerforskning. Det var också en utmaning att få en överblick av hur respektive ärende låg till samt hur belastningen såg ut för våra handläggare.
Varför valde ni CANEA ONE?
Tidigare fanns ett begränsat digitalt stöd i form av registrering av enstaka uppgifter kopplat till testamentesärenden i vårt redovisningssystem. När redovisningssystemet skulle bytas ut sågs också behovet av att se över testamenteshanteringen, där beslutet kring en fullt digitaliserad handläggning sågs som viktig i det fortsatta arbetet. Ett arbete med att se över potentiella system genomfördes och valet föll på CANEA ONEs modul för ärendehantering – CANEA Workflow.
De avgörande faktorerna för beslutet var CANEAs lyhördhet och samarbetsvilja, i kombination med ett konfigurerbart system med rätt funktionalitet och hög användarvänlighet. – Louise Ekholm, jurist och testamenteshandläggare, Cancerfonden.
Hur såg införandet av systemet ut?
Att ha samma kontakt genom hela projektet, där CANEAs projektledare både var den som förde projektet framåt samt konfigurerade i systemet, gav oss ett smidigt samarbete. Det ledde till korta ledtider, en god kommunikation och en effektiv hantering av projektet. Det var också en kort implementationstid. Efter det att vi internt gjort ordentliga förberedelser, inkluderande kravställning, tog det inte många veckor från vår workshop med CANEA till att vi kunde registrera vårt första ärende i produktionsmiljö.
Hur använder Cancerfonden systemet?
Framförallt hanteras tre ärendetyper i systemet; testamenten, gåvor och försäkringar. Testamentesärenden inkluderar ett antal viktiga faser. Från registrering av grundläggande information och juridiska handläggningssteg, där vi bland annat behöver fastställa delägarkretsen i testamentesärendet. Till själva förvaltningen och sedan avslutandet av ärendet utifrån ett juridiskt perspektiv, men också systemperspektiv. Detta sätt att arbeta ger oss en god överblick över samtliga ärenden och hjälper oss att strukturera arbetet i varje steg.
Vad ser ni för effekter av användandet?
Med CANEA ONE har vi nu kunnat arbeta hemifrån på ett helt annat sätt en vad som hade varit möjligt med vår tidigare manuella hantering. Underlag till prognoser är en annan viktig del som framförallt hjälper många andra delar av organisationen och har efterfrågats under en längre tid. Vi har fått en bättre översikt av vår handläggning, där vi kan se fasfördelningen på våra ärenden samt se belastningen för arbetsgruppen på ett helt annat sätt. De vyer vi använder gör det också mycket lättare för handläggaren att prioritera i sitt arbete. CANEA ONE har också skapat en samlad dokumentation och kommunikation i våra ärenden.
Hur ser arbetet i systemet ut i framtiden?
Vi tittar på möjligheterna att integrera CANEA Workflow mot vårt nya redovisningssystem. Idag sköter vi sådana integrationer manuellt och får registrera dessa uppgifter på egen hand. Med en ny produktägare för testamenten ombord, som framförallt hämtar mycket data för analysunderlag för prognostisering, har vi också med hjälp av systemet kunnat möta hans behov. Vi konfigurerar nu även helt nya ärendetyper på egen hand i systemet, och gör mindre justeringar på de delar vi redan har, för att det ska vara så bra anpassat som möjligt utifrån våra olika intressenters behov i verksamheten på lång sikt.
