Sedan 1957 har Automotive Components Floby tillverkat produkter till fordonsindustrin. Efter förändringar i ägarstrukturen behövde de bygga upp ett nytt ledningssystem.
Tack vare AC Floby’s breda kunskap och långa erfarenhet har de kvalitetssäkrat sina processer, men efter förändringar i ägarstrukturen behövde AC Floby bygga upp ett nytt ledningssystem, som även behöver uppfylla kraven i fordonsbranschens standard, IATF 16949. Med CANEA som samarbetspartner har AC Flobys hårda arbete lett till att certifikatet är på plats och de kan nu fokusera på utvecklingen av ett levande ledningssystem och ständiga förbättringar.
Samtliga kunder och intressenter i AC Flobys omvärld kräver att deras underleverantörer är certifierade enligt standarder som IATF 16949 för kvalitet och ISO 14001 för miljö. AC Floby drivs sedan halvårsskiftet 2017 som ett dotterbolag till Volvo Cars och har därför fått bygga upp helt nya funktioner inom bland annat HR, inköp, försäljning och miljö. Med sig hade de en fil med rutiner och instruktioner relevanta för verksamheten – men utan ramar för ledningssystemet. För att säkerställa och leva upp till sitt certifikat skapade AC Floby ett dokumenthanteringssystem i Excel under tiden som de funderade hur behovet av det nya ledningssystemet såg ut - utan certifiering är det i stort sett omöjligt för verksamheten att fortsätta.
– Vi valde CANEA som samarbetspartner eftersom vi bedömde att de hade den högsta nivån på faktorer som ärende, - process, - och dokumenthantering, implementeringstid, användarvänlighet och inte minst djup kompetens inom standarder som IATF 16949, ISO 9001 och ISO14001. Konsulterna var otroligt kunniga i standardkraven som vi är certifierade mot och med en praktisk erfarenhet av automotivebranschen var det ett enkelt beslut. Vi såg att CANEA kunde hjälpa oss i vår utveckling och leverera en helhetslösning som matchade våra behov, berättar Eva Rosén, Kvalitets- och miljöchef på AC Floby.
CANEA drev på och såg till att tidplanen höll
Utöver kraven i de internationella kvalitets- och miljöstandarderna har AC Floby som mål och införlivat i sin strategi att fortsätta utveckla ledningssystemet för att arbeta med ständiga förbättringar, förebygga fel samt minska förluster.
– Det är svårt att förstå vilken bra struktur man faktiskt har när man är mitt uppe en sådan process som ägarbyten, en helt ny organisation och andra extrema förhållanden. Det kändes inte så då, men nu i efterhand inser vi hur bra ordnat allt var tack vare att vi arbetar konstant med standarder och de fördelar det innebär med struktur och rätt sak på rätt plats. Vi insåg också vikten av att använda ett externt stöd som CANEA, som hjälpte oss med förväntningar och struktur. Konsulterna har varit väldigt lyhörda och pushat oss i lagom tempo, samtidigt som de har sett till att vi inte tappat fart utan har hjälpt oss att bevaka tidplanen.
Processorienterat arbetssätt med ökad samverkan
Tillsammans med medarbetare har AC Floby kartlagt interna processer, omarbetat rutiner och instruktioner vilket har lett till nya arbetssätt. De har arbetat med kommunikations- och utbildningsplaner och har kommunicerat tidplaner och förändringar i processer på ett enkelt sätt vidare ut i organisationen genom veckorapporter och statusuppföljning.
– Vi har lärt oss att arbeta mer processorienterat och samverkar mer tvärfunktionellt mellan olika funktioner inom organisationen. Det har inneburit en ökad effektivitet men vi har dessutom lärt känna varandra bättre i organisationen! Alla processägare har också förstått sitt ansvar att kartlägga verksamheten och blivit snäppet mer medvetna om standarder och krav. Vi har också lärt oss att tänka möjligheter istället för risker. Konsulten från CANEA introducerade analysverktyget PEST (Political, Economic, Social, Technological factors) för oss, vilket vi integrerat i vårt arbetssätt. Det har varit väldigt positivt för oss och vi reviderar nu risk- och omvärldsintressentanalyser själva.
Med certifikatet på plats inleds nästa steg med CANEA ONE
Parallellt med arbetet att kartlägga processer och kartor har verksamhetssystemet CANEA ONE implementerats i organisationen. Systemet består av en integrerad hantering av strategier, processer, ärenden, dokument samt projekt och utgör en röd tråd i den dagliga verksamheten. Tillsammans med projektledare har användarna utbildats och systemet testats och anpassats efter AC Flobys behov. Nu när certifikatet uppdaterats och IT-stödet är sjösatt ligger fokus på att arbeta med gränssnittet och finjustera funktioner tillsammans med processägarna. En framgångsfaktor har varit att ta fram ett nytt team med en processansvarig som enbart jobbar med utveckling av ledningssystemet tillsammans med ett antal dedikerade personer som kan standarderna och optimerar, strukturerar och ser till att rätt saker finns på plats och att de arbetar med rätt saker. Därmed har AC Floby ett bra hjälpmedel för ständiga förbättringar och är väl rustade inför framtiden.
– Dedikerade resurser för att hålla ledningssystemet levande har varit en framgång för oss och vi valde rätt samarbetspartner! CANEA var otroligt fokuserade på kundvård och bra på att ge återkoppling. De hade verkligen oss som kund i fokus och en professionalism som genomsyrade alla kontakter med CANEA. Vi har också haft väldigt kul tillsammans - CANEAs konsulter är väldigt trevliga och lätta att samarbeta med och det har varit mycket skratt samtidigt med det hårda arbetet som ledde till vår omcertifiering, avslutar Eva!
"Konsulterna var otroligt kunniga i standardkraven som vi är certifierade mot och med en praktisk erfarenhet av automotivebranschen var det ett enkelt beslut."
Eva Rosén, Kvalitets- och miljöchef, Automotive Components Floby
Intresserad av att veta mer?
Vi skapar rätt förutsättningar för ett levande ledningssystem och ger ökad lönsamhet och bättre möjligheter att realisera din strategi.
