Avvikelsehanteringssystem

Effektiv avvikelsehantering med tydlig överblick, enkel rapportering och effektiv uppföljning förvandlar problem till möjligheter och kostnader till lägre kostnader.

Varje avvikelse är en chans till förbättring

En avvikelse är något som skiljer sig från den normala rutinen och kräver tid eller pengar för att rättas till. Det kan handla om allt ifrån trasig teknik till felaktig information – saker som direkt eller indirekt kan orsaka skador, säkerhetsbrister, merarbete eller andra problem. Arbetet med att systematiskt identifiera, rapportera och hantera dessa risker kallas avvikelsehantering.

Tyvärr har många verksamheter inte ens ett enkelt sätt för medarbetarna att rapportera avvikelser på. Det kan leda till att en stor andel av dem inte rapporteras in alls, utan lämnas oåtgärdade. Men även i verksamheter där rapporteringen fungerar hyfsat bra är det vanligt att avvikelser förbises på grund av otydligheter i ansvarsfördelning och arbetssätt.

Utöver de uppenbara nackdelarna med att inte åtgärda avvikelser går man även miste om utvecklingsmöjligheter. Med god rapportering, hantering och uppföljning av avvikelser blir det nämligen enklare att se sambanden och de bakomliggande orsakerna – värdefulla insikter som kan leda till affärsavgörande beslut och förbättringar.

Arbeta långsiktigt
och ta hjälp av tekniken

Grunden till framgångsrik avvikelsehantering är enkel rapportering, effektivt arbetsflöde och tydlig uppföljning. Det räcker inte att vara duktig på "brandsläckning" – satsa hellre på att införa långsiktiga lösningar.

Ett exempel på en effektiv metod för att hantera avvikelser utvecklades inom bilindustrin och kallas för 8D (Eight Disciplines). 8D-metoden är designad för att hitta roten till ett problem, utforma en kortsiktig åtgärd och implementera en långsiktig lösning för att förhindra att problemet blir återkommande.

Förutom att se över arbetsmetoder kan ni med fördel investera i ett avvikelsehanteringssystem som hjälper er att prioritera och styra arbetet i rätt riktning. Ett verktyg för systematisk rapportering, vidtagande av åtgärder och uppföljning gör det bland annat enklare att lära sig av de avvikelser som uppstår, så att ni blir bättre på att förebygga framtida problem.

Här är några av nyttorna med att implementera ett system som stödjer avvikelsehantering:

Ökad inrapportering

Ger fler möjligheter till förbättringar.

Effektivare arbetsflöde

Ger minskat strul och mindre administration.

Enklare uppföljning

Gör det lättare att identifiera samband och orsaker.

Växande erfarenhetsbank

Gör det enklare att lära av sina misstag och utvecklas.

Säkerställd förbättring

Upptäckta avvikelser kopplas till förbättringsarbetet.

Vi har mycket som är organiserat i CANEA ONE; interna revisioner, externa revisioner, avvikelser, dokumentation och registrering. Det är användarvänligt och enkelt.

TEKNIK

Ett lättanvänt och flexibelt avvikelsehanteringssystem

CANEA Workflow är ett verktyg som automatiserar, kvalitetssäkrar och snabbar upp ärendeprocesser. Det förenklar rapporteringen och samlar alla typer av avvikelser på en plats. Exempelvis interna avvikelser, revisionsavvikelser, leverantörsavvikelser, produktavvikelser med flera.

Analyser, statistik och rapporter i CANEA Workflow ger dig en oslagbar överblick över processerna. Du kan enkelt se vad som pågår vid varje given tidpunkt, vad som är försenat, vad som är prioriterat, vem som är ansvarig, etc. Inga ärenden hamnar längre mellan stolarna och du har alltid ett korrekt beslutsunderlag.

Del av en
heltäckande lösning

CANEA Workflow är en av fem användarvänliga moduler som ingår i vår plattform CANEA ONE. Modulerna går utmärkt att använda fristående, men tillsammans bildar de ett heltäckande system för effektiv verksamhetsledning som kopplar ihop strategier, projekt, processer, ärenden och dokument.

Läs mer om CANEA ONE

Ladda ner vår e-bok

5 faktorer som skapar en fungerande förbättringskultur

Organisationer som inte jobbar med förbättring riskerar att stagnera, med försämrad kvalitet och konkurrenskraft. Därför är det ovärdeligt att ha en organisationskultur som främjar förbättring, med initiativ och projekt som kontinuerligt utvecklar verksamheten.

it-losningar-avvikelsehantering-canea-kan

ERFARENHET

CANEA kan avvikelsehantering

För att lyckas med avvikelsehanteringen behöver arbetssättet anpassas till din organisations behov och situation, med avseende på till exempel resurser, aktiviteter, information och nyckeltal. Vi har mångårig erfarenhet av att designa och optimera avvikelseprocesser och erbjuder inte bara ett komplett IT-stöd, utan också kunskap i form av utbildningar och kunniga konsulter.

On demand - Webbinarium

Förbättringsarbete - metoder och verktyg

Vi visar er hur ni digitaliserar ert ständiga förbättringsarbetet inklusive avvikelsehantering, måluppföljning och processers långsiktiga utveckling för bättre överensstämmelse med verksamhetens strategi.

Varje avvikelse är en chans till förbättring