Avtals­hanterings­system

Att hantera avtal kan låta tråkigt, men det är inte tillnärmelsevis lika tråkigt som när avtal kommer bort eller man missar en förnyelse eller uppsägning. Med vårt system för avtalshantering CANEA ONE, får du full kontroll på hela livscykeln för varje avtal.

Boka demo Kontakta oss

Bakgrund

Ungefär 80 % av alla affärer mellan företag baseras på juridiskt bindande avtal. De flesta innehåller paragrafer och villkor som behöver hanteras för att maximera avkastningen och minimera kostnaden och risken. Ändå saknar många företag en process för aktiv avtalshantering. De placeras ofta på en filserver eller i ett arkivskåp, där de inte gör sig påminda förrän problem uppstår eller giltighetstiden löpt ut. 

Det räcker inte längre med att kunna ta fram en avtalsunderskrift på begäran av en revisor. Organisationer kommer i allt högre grad att behöva tillhandahålla bevis för att de har kontroll över hela sin avtalsprocess. Det inkluderar såväl upprättandet som arkiveringen och hanteringen, om man ska uppfylla kraven från till exempel U.S. SOX (Sarbanes–Oxley Act) eller EuroSOX.  

Avtals­hanteringens fem viktigaste bestånds­delar

När vi designade CANEA Document, en av de fem modulerna i CANEA ONE, beaktade vi dessa fem nyckelkomponenter i all avtalshantering: 

  • Översikt över alla avtal.
  • Effektivt skapande och hantering.
  • Larm och påminnelser.
  • Säkerhet och lagring.
  • Stöd för hela livscykeln.
Med hjälp av avtalshanteringen i CANEA ONE har vi nu möjlighet att tillgodose informationsbehoven i organisationen och hanteringen är nu inte lika personberoende som den var tidigare. Dessutom är det mycket enklare att hitta bland alla avtal.
Helen Hagberg, Fristads AB

Vanliga problem vid avtalshantering

Det är väldigt vanligt att en organisation har flera olika avtalshanteringssystem, men ändå ingen effektiv digital avtalshanteringsprocess. Och det saknas ofta en metod för att säkerställa att avtal förnyas eller sägs upp i tid – inga notiser skickas – vilket leder till bristande service, uteblivna leveranser och onödiga kostnader.  

Andra problem som vi sett genom åren: 

  • Fel version av avtal skickas ut för signering på grund av bristande versionshantering. 
  • Oklart vem som äger relationen i ett avtal och vem som ansvarar för avtalet. 
  • Svårt att avgöra om ett avtal håller på att förnyas, sägas upp eller justeras och i så fall hur långt man kommit i processen.
  • Mjukare värden och historik som hör avtalet till – som e-postmeddelanden – ”försvinner” efter att avtalet signerats, eftersom informationen inte lagras.
  • Det kan vara svårt att förstå formuleringar i avtal med några år på nacken.  
  • Svårt att genomdriva en gemensam och kvalitetssäkrad process. 

Så kan vi hjälpa dig

Misströsta inte – vi har lösningen på problemen ovan. Vårt verksamhetsledningssystem CANEA ONE lagrar alla avtal på ett ställe och gör dem sökbara på metadata. Det gäller allt från leverantörsavtal, kundavtal och anställningsavtal till partneravtal, GDPR-avtal och sekretess-/NDA-avtal (Non-Disclosure Agreement). Tidsfrister för avtalsförnyelser och uppsägningar dokumenteras per avtal och påminnelser går ut till berörda personer. Nya versioner aktiverar larm så att berörda parter får veta vad som gäller.  CANEA ONE har fler fördelar: 

Standardisera framtagningen av nya avtal och underlätta initiering och skapande utifrån mallar. Alltid tillgång till senaste version att utgå från. Ger både högre kvalitet i avtalen och säkerställer regelefterlevnad med hjälp av granskning- och godkännandeprocesser.
Mer automatiserad process hela vägen från skapande, remiss och signering till uppdatering, uppföljning och slutligen arkivering. Effektiviserar och skapar enkel efterlevnad av den överenskomna avtalsprocessen och alla faser i livscykeln.
Automatisk avtalsbevakning och uppföljning med påminnelser inför omförhandling och avslut. Hantera avtalsperioder, uppsägningsperioder samt bevakningsdatum och få full koll på när avtal löper ut eller ska förnyas.
Säker lagring av alla avtal. Inställning för läs- och skrivrättigheter styr åtkomst till avtal på både roll- och individnivå. Stöd för både utkast- och versionshantering. Full spårbarhet av alla ändringar och kommentarer runt avtalen.
Filtrera, kategorisera och sortera avtal på valfritt sätt och hitta enkelt bland alla avtal med effektiva sökfunktioner. Ger full kontroll och överblick över alla era avtal genom överskådliga rapporter och dashboards.
TEKNIK

Fördelar för dig som
använder CANEA ONE

Ni får en helhetslösning för avtalshanteringen som är integrerad i ledningssystemet och som är enkel att underhålla och förändra när det behövs.  

  • Full koll på vem som signerat vilket avtal och när. 
  • Full koll på när avtal löper ut eller behöver förnyas. 
  • Enkel åtkomst till alla avtal på ett och samma ställe. 
  • Försenad förnyelse eller onödiga kostnader vid uppsägning av avtal blir ett minne blott. 
  • Alla följer den gemensamma processen för framtagning och uppföljning av avtal.  

Sammantaget ger det ökade intäkter samt minskade risker och krångelkostnader.
Till gagn för såväl arbetsklimat som rykte.  

Mer om avtalshantering

it-losningar-avtalshantering-canea-kan-avtalshant
ERFARENHET

CANEA kan avtalshantering

För att lyckas med avtalshanteringen behöver sättet att arbeta anpassas till din organisations behov och situation med avseende på till exempel resurser, aktiviteter och information. Vi har mångårig erfarenhet av att hantera avtal och erbjuder inte bara ett komplett IT-stöd, utan också kunskap i form av utbildningar och kunniga konsulter.

Läs mer

Några av våra kunder

Sedan starten har vi hjälpt hundratals organisationer att bli mer effektiva och lönsamma. Här är några exempel på vilka vi har arbetat med hittills.

IT-Boka-Demo-modul-Woman

Boka en demo

Fyll i formuläret för att boka en personlig demo.