För att upprätthålla konkurrenskraften och farten framåt i verksamhetsutvecklingen, måste du som ansvarig chef, förändringsledare eller teamledare se till att förbättringsarbetet har kontinuitet. Men, det gäller samtidigt att undvika de vanligaste fallgroparna. I det här inlägget kan du läsa mer om tre av dessa och vad du kan göra för att undvika dem.
Systemtiskt förbättringsarbete – nyckeln till varaktig framgång
Att etablera ett långsiktigt förbättringsarbete är en av de bästa investeringarna som en organisation kan göra. Detta då nästa alla branscher och verksamheter idag befinner sig i, eller står inför, en stor digital omställning där affärsmodeller, tjänster och arbetssätt förändras i en rasande fart. För att lyckas med omställningen, och följa med i utvecklingen, är det därför viktigt att ha en organisationskultur som accepterar ständiga förbättringar.
Men, det krävs tid, tålamod och ett grundligt arbete för att en förbättringskultur ska få fäste. Förbättringsinitiativ vinner ofta på att genomföras i mindre steg för att resultatet på sikt ska höja kvaliteten i en verksamhet. Faktum är att nästan alla förbättringsarbeten stöter på hinder och utmaningar längs resans gång. För dig som ansvarig för ett förbättringsinitiativ är det därför extra viktigt att vara medveten om vanliga hinder och hur du kan undvika dem för att arbetet inte ska avstanna.
Vanliga hinder i förbättringsarbetet och hur du undviker dem
Det är svårt, kanske till och med omöjligt, att lyckas med förbättringsarbete utan strategiska förbättringskoncept och väl avvägda metoder och verktyg anpassade för den enskilda organisationen. Men även när dessa kriterier är uppfyllda, är det ofta svårt att förutse vilket eller vilka hinder som en organisation kan stöta på. Några är emellertid mer vanligt förekommande än andra.
Allt eller inget-syndromet
Antag att ni bestämmer er för ta tag i förbättringsarbetet och lägger ambitionsnivån högt. Ni startar många samtidiga förbättringsinitiativ och tänker att ni går “all in”. I början genererar det snabba resultat, men ganska snabbt minskar takten, eftersom större effekter av förbättringar ofta kommer med eftersläpning. Resultatet kan då bli att medarbetarna tappar tron på initiativen och riktar sin uppmärksamhet mot något annat.
För att skapa ett hållbart systematiskt förbättringsarbete – satsa på kontinuitet och starta en lagom mängd samtidiga aktiviteter. Fokusera på att göra klart respektive aktivitet och sätt upp rimliga och fördelaktiga delmål som ni uppmärksammar och firar när de uppnås. Den gemensamma insatsen lägger en bättre grund för att ta sig an flera förbättringar.
CANEA har 30 års erfarenhet av förbättringsarbeten och vi erbjuder ett antal heltäckande utbildningar inom flera områden, för över 4000 personer varje år.
Silobaserade team
Det är mycket vanligare än man tror att teamen eller avdelningarna i en organisation har ett inifrån-och-ut-perspektiv. Det innebär att teamen i huvudsak bara utgår från sitt eget arbete, i stället för att beakta organisationen som helhet. Risken med silobaserat arbete är att organisationens olika delar tror att det egna arbetet är värdeskapande. Samma sak gäller även för förbättringsinitiativen, där respektive team endast fokuserar på att optimera sin del, utan hänsyn till helheten.
Det kan innebära att stora resurser läggs på helt fel saker. För att undvika silor är strategiska åtgärder och tydliga riktlinjer viktiga. De innefattar kartläggning och analys av flöden och processer för att förstå hur verksamheten kan fungera bättre och mer enhetligt. Här är utbildning och tvärfunktionella förbättringsteam två viktiga delar av arbetet, men för att uppnå full kapacitet krävs ofta ett IT-stöd. CANEA ONE är ett heltäckande verksamhetsstöd som hjälper er att samla, driva och hitta rätt fokus i förbättringsarbetet.
Brister i ledarskapet
När en organisation genomför en förändring uppstår inte sällan motstånd. Det går ofta snabbt att identifiera vilka i en organisation som inte vill kliva på tåget och anamma förbättringen. Det här är en av de största stoppklossarna i förbättringsarbetet, men det är också en faktor som med relativt små medel kan undvikas.
En förändring kräver ledare – inte chefer. En förbättring som endast delegeras uppifrån kommer med största sannolikhet inte att resultera i ett bra slutresultat. En ledare däremot agerar vägvisare för alla involverade. Och om den som är ansvarig för förbättringen tror på den, och föregår med gott exempel, kommer det att smitta av sig på resten av medarbetarna. En ledare ska vara närvarande, stöttande och skapa rätt förutsättningar i form av tid och resurser.
Behöver du hjälp med att etablera ett framgångsrikt förändringsarbete? Tveka inte att kontakta oss!
Sex tips för att lyckas med förbättringsarbetet
Förhoppningsvis har du nu fått en inblick i vilka de vanligaste hindren är på en förbättringsresa och hur ni kan gå tillväga för att hantera dem. Vi vill även passa på att ge dig några avslutande råd kring vad ni bör tänka på för att lyckas med arbetet.
- Prioritera förbättringsarbetet i organisationen med tydliga riktningar och målsättningar.
- Använd ett visuellt process- och flödesfokus genom hela verksamhetens värdekedja.
- Skaffa en förståelse för vilka koncept och metoder som skapar driv och utveckling.
- Engagera medarbetare – få dem att känna sig delaktiga och driv utvecklingen framåt.
- Sätt ihop tvärfunktionella team med en balans mellan strategiska och operativa aktiviteter.
- Använd ett digitalt stöd för att tydliggöra mål, initiativ, processer och förbättringar samt skapa bättre struktur, regelefterlevnad och överblick.
Vill du lyckas ännu bättre med systematiskt förbättringsarbete och få mer kunskap om hur du på bästa sätt kan digitalisera din organisations arbete? Ladda ner e-boken. Och om du har några frågor – tveka inte att höra av dig!
