Idag är det viktigare än någonsin för organisationer att vara flexibla och redo att anpassa sig efter den snabbt föränderliga omvärlden. Det innebär i sin tur att du som ansvarig chef eller teamledare också måste vara redo att förbättra och anpassa processer och arbetssätt så att verksamheten blir så välfungerande som möjligt. Men vad innebär det i praktiken? Vi beskriver några grundläggande koncept och metoder som du kan använda för att få organisationen på rätt köl och som främjar ett kontinuerligt förbättringsarbete.
Vad innebär systematiskt förbättringsarbete?
Det finns alltid saker i en organisation som kan förbättras. Det kan vara allt från verksamhetens processer och rutiner till att företagskulturen inte stämmer överens med förväntningarna. I grund och botten handlar förbättringsarbete om att få progress och kontinuerlig utveckling av verksamheten och att få alla medarbetare att vilja göra saker bättre. I ett förbättringsarbete jobbar hela, eller delar av, organisationen syftesdrivet mot målsättningar som gynnar verksamheten. Det är ofta ett omfattande arbete som bör appliceras i mindre steg och faser, snarare än att vara en snabb fix. Det ökar chansen att resultatet av förbättringsinitiativet ska rota sig och höja kvaliteten på lång sikt.
Förbättringsarbete är ett vitt begrepp som omfattar mängder av metoder och koncept för att driva framgångsrika initiativ. Det är däremot tyvärr omöjligt att peka på vilket eller vilka av dessa koncept som passar just din organisation bäst – allt handlar om interna förutsättningar, behov, kravbilder och resurser. Det har även visat sig att de mest framgångsrika förbättringsinitiativen, i många fall, är ett resultat av kombinerade metoder eller koncept. Många av dessa har relativt lika grundidéer, som tar avstamp i nulägesanalyser av verksamheten. Det gör det lättare att sätta tydliga ramar och målsättningar för ett initiativ, där det ska gå att identifiera avvikelser och bristfälliga processer i ett tidigt stadium för att verksamheten ska kunna bli så effektiv som möjligt.
På CANEA jobbar och utbildar vi inom välkända koncept som inspirerar förbättringsarbetet plus att vi tillhandahåller relevanta utbildningar. Främst handlar det om agile-, six sigma- och lean-koncept samt filosofier som innehåller principer, metoder och verktyg som anpassas efter den specifika verksamheten.
Agilt förbättringsarbete stärker organisationer
Om en organisation är uppbyggd på ett sätt som gynnar utveckling och förbättring kommer den att gå en ljus framtid till mötes. Ett vanligt problem är dock att verksamheter är kvar i gamla rutiner som inte längre stämmer överens med nuläget, vilket har en negativ inverkan på produktivitet, effektivitet och utveckling. Om det här stämmer in på er verksamhet, kan ett agilt förbättringsarbete vara en av lösningarna som ni kan satsa på för att ta er ur gamla mönster och utveckla organisationen från grunden.
I ett agilt förbättringsarbete prioriteras individer och interaktioner framför processer och verktyg. Det resulterar oftast i en bättre och bredare förståelse för organisationens faktiska behov och vilken förbättringspotential som finns. I den här typen av förändringsarbete har era teamledare och chefer betydande roller som förebilder. En förändring som endast delegeras uppifrån kan lätt ignoreras eller verka abstrakt. De agila metoderna genomsyras av transparens, samarbete och förståelse, vilket främjar rätt prioriteringar och åtgärder när det gäller hela verksamhetens utveckling. Det är en effektiv metod om er organisation till exempel har stagnerat och riskerar att tappa motivation och engagemang bland medarbetarna.
Stärkt konkurrenskraft, effektivitet och kvalitet med lean och six sigma
Lean och six sigma är två metoder som kan kombineras och för att ge organisationer mängder med fördelar. De två förbättringskoncepten kompletterar varandra genom att både engagera medarbetare och skapa värde för kunden, samtidigt som organisationen får en bättre struktur och verktyg för problemlösning. Kombinationen stärker således konkurrenskraften och gör verksamheten mer resurseffektiv, ökar kvaliteten i arbetet och optimerar arbetsflödena.
CANEA ONE är en heltäckande IT-lösning som hjälper organisationer att förverkliga sina strategier, stärka konkurrenskraften och förbättra lönsamheten.
Vad är lean?
Att genomföra förändringar med hjälp av lean-konceptet syftar till att göra verksamheten mer effektiv, samtidigt som medarbetarna engageras i att skapa värde åt kunderna. Konceptet utgår från verksamhetens individuella behov och förutsättningar och innehåller allt från värderingar och filosofi till metoder och verktyg. Grunden i lean är att förbättringen ska generera ett värde för hela organisationen genom att effektivisera processer och flöden. Om ni till exempel vill korta ner ledtider och minska lagerbindning och reklamationer, områden som har inverkan på det ekonomiska resultatet och konkurrenskraften, är det metoden för er. Men lean tar tid, så vad krävs för att lyckas med det här konceptet?
- Tydligt kommunicerad strategi för att nå målsättningarna – det behövs en röd tråd mellan förändringar, långsiktiga mål och vägval.
- Ledning, chefer och teamledare har en tydlig bild av vad lean innebär och hur de ska arbeta med det i verksamheten. Förmågan att föregå med gott exempel är avgörande för hur lean påverkar organisationskulturen.
- Förbättringsprocessen ska vara anpassad efter verksamheten. Val av förbättringsverktyg och arbetssätt utgår från era målsättningar och önskade resultat.
- Uthållighet – det är ett långsiktigt arbete som tar tid att implementera från grunden.
Vad är six sigma?
Six sigma är en datadriven metodik för förbättringsarbete. Metoden tillhandahåller en verktygslåda med massor av åtgärder som främjar ett framgångsrikt och systematiskt förbättringsarbete. Six sigma gör det enklare identifiera och lösa relevanta problem, samtidigt som organisationen får en mer hållbar struktur. Det är vanligt att metoden bidrar till stabilare processer och åtgärder som ger faktiska resultat. Att arbeta med six sigma kräver en viss kunskap om de verktyg och modeller som används, både hos ledningen och de enskild medarbetarna. Det gäller även, precis som för lean, att ha en tydlig och fasindelad process med en väl avvägd planering och kommunikation.
Six sigma handlar om att förstå problem och hinder i verksamheten och bekämpa dessa med rätt hjälpmedel för att uppnå framgång och ökad kvalitet. Här är det vanligt att använda metoden DMAIC, som omfattar en mängd olika verktyg och frågor i varje steg, för att ge en tydlig koppling till verksamheten:
- Define: definiera uppgiften och kartlägg situationen.
- Measure: uppgiften ska mätas för att det ska vara möjligt att analysera grundorsaker så att beslut kan baseras på fakta.
- Analyze: statistisk analys av insamlad mätdata. Analysen omvandlar magkänslor, förutfattade meningar och gissningar till faktabaserade grundorsaker.
- Improve: generera, utvärdera, välj, testa och implementera lösningar till grundorsakerna.
- Control: övervaka förbättringen för att validera effekten. Det tar ofta 6-12 månader för att påvisa beständig nytta över tid.
För att lyckas med förbättringsarbete krävs både utbildning och digitalt stöd. CANEA har 30 års erfarenhet av förbättringsarbete och vi erbjuder flera heltäckande utbildningar för över 4000 personer varje år – se våra utbildningar här! Vi erbjuder även CANEA ONE – det kompletta verksamhetssystemet som hjälper er att förverkliga strategier, stärka konkurrenskraften och förbättra lönsamheten.
Läs mer om CANEA ONE här!
Vill du veta hur du skapar en fungerande förbättringskultur i din organisation?
Ladda ner vår e-bok ”5 faktorer som skapar en fungerande förbättringskultur”. Vi ger vi dig konkreta tips och råd om fem faktorer som är nödvändiga när du vill skapa en företagskultur som genomsyras av framåtanda, utveckling och förbättring.
