Forskning visar att brister i till exempel utbildning och arbetssätt i en organisation kan stå för 10-30 % av en hel verksamhets omsättning. Det här är siffror som arbetsgivare måste ta på allvar, framför allt om konkurrenskraft och organisationsutveckling står högt upp på agendan. I det här inlägget kan du läsa mer om varför ett strategiskt förbättringsarbete är en viktig pusselbit för en organisation som vill bli mer välfungerande och varför du aldrig ska påbörja ett förbättringsinitiativ utan en strategi.
Varför ska organisationer
prioritera och satsa på förbättring?
Det kan finnas flera orsaker till varför en organisation behöver förbättringar. Det kan röra sig om allt från långsamma eller bristfälliga arbetsflöden eller digitala verktyg till brister i arbetsmiljön eller sociala aspekter i det vardagliga arbetet. Den gemensamma nämnaren för alla typer av förbättringsarbeten kan uttryckas som att det är ett arbete för att förbättra hela eller vissa delar av verksamheten så att helheten blir mer välfungerande.
I ett förbättringsarbete är det viktigt att kartlägga vilka konkreta brister som finns i organisationen. Men, för att förbättringsinitiativet ska få full kraft är det ännu viktigare att gå till botten med vad det är som egentligen påverkas. Förhållandet kan beskrivas som ett isberg. Toppen av isberget kan till exempel vara att ni har ett dåligt fungerande internt system som flera anställda jobbar med dagligen. Nedre delen av isberget blir de indirekta konsekvenserna som det bristfälliga systemet resulterar i. Det kan till exempel vara att ni tappar resurser i form av tid, produktionstakt eller får leveransförseningar – problem som i sin tur får negativa effekter för verksamhetens ekonomi, antal order eller att ni rentav förlorar marknadsstatus.
Svaret på frågan varför förbättringsarbete är så viktigt är helt enkelt att verksamheten ska bli så effektiv som möjligt, både sett till arbetsflöden och resurser. När vi pratar om flödeseffektivitet menar vi hur stor del av den totala tiden som är värdeskapande ur ett kundperspektiv – det vill säga om ni satsar på rätt saker. Resurseffektivitet däremot beskriver hur ni fördelar resurser och tillgångar i verksamheten, och om ni gör det på rätt sätt. Båda perspektiven är viktiga, men flödeseffektiviteten måste prioriteras.
Visste du till exempel att det är vanligare än man tror att team jobbar silobaserat och att helhetsperspektivet i organisationen glöms bort? Det gör att en organisations olika delar drar åt olika håll, vilket kan innebära stora tapp av resurser eller ett försämrat samarbete.
Vad kostar det att inte
jobba med förbättringsarbete?
Frågan som ansvariga chefer eller teamleader bör ställa sig är vad det kostar att inte jobba med sitt förbättringsarbete? Finns det någon anledning till att ni inte vill ha en organisation som kontinuerligt jobbar för utveckling och förbättring? En organisation som genomsyras initiativ som främjar förbättring kommer troligtvis att vara mer framgångsrik än sina konkurrenter. Svaret på det allt för vanliga ställningstagandet "vi har inte råd att investera i vårt förbättringsarbete" blir kort och gott motfrågan – har ni råd att inte satsa på ert förbättringsarbete? Skulle en av era största konkurrenter satsa och komma längre fram i sin utveckling – då är det lätt att vara efterklok.
Det kan däremot vara svårt att mäta och kalkylera exakt hur stora kostnaderna är för kvalitetsbrister. Men att kontinuerligt bedriva och prioritera förbättringsinitiativ är en relativt enkel åtgärd som minimerar risken för brister avsevärt. När arbetsflöden och processer inte fungerar, är långsamma eller får längre avbrott än planerat blir kostnaden stora resurser i form av både personal och ekonomi. Statistik visar att den här typen av brister kan kosta så mycket som 10-30 % av en hel verksamhets omsättning.
Oavsett vilken bransch man befinner sig i, och oavsett storlek på verksamheten, så pekar allt på att det kostar mer att inte jobba med förbättring och utveckling av processer och rutiner, än att göra det.
Gör det möjligt att lyckas med förbättringsarbetet
Ett kännetecken i förbättringsarbeten är att man kommer att stöta på utmaningar och hinder längs vägen. Det är därför ytterst viktigt att ni från början har en strategisk plan för förbättringsinitiativet att luta er mot. Ingen organisation är den andra lik, vilket betyder att konceptet som används för att nå det önskade resultat också måste vara skräddarsytt efter just era förutsättningar.
Genom att följa strategiska koncept och metoder för förbättring blir det enklare för alla inblandade att förstå syftet med arbetet och hur organisationen tillsammans kan nå de övergripande målsättningarna. Här är en nyckel till framgång att implementera förbättringen bit för bit, i en takt som främjar både lärande och anpassning. Det ger hela organisationen bättre struktur och en mer stabil grund att stå på. Om ni även lär er kvantifiera konsekvenser blir det betydligt enklare för er att fatta beslut om vad er organisation kräver i framtiden.
För att lyckas med förbättringsarbeten krävs utbildning, men även IT-stöd som hjälper organisationen att digitalisera, realisera och följa upp strategier. Vårt heltäckande verksamhetssystem CANEA ONE kan hjälpa er med just detta, samt stärka er konkurrenskraft och förbättra er lönsamhet. Läs mer om CANEA ONE här!
Vill du veta hur du skapar en fungerande förbättringskultur i din organisation?
Ladda ner vår e-bok ”5 faktorer som skapar en fungerande förbättringskultur” – här ger vi dig konkreta tips och råd som är nödvändiga när du vill skapa en företagskultur som genomsyras av framåtanda, utveckling och förbättring.
