Ett välfungerande kvalitetsledningssystem är ett måste för företag inom MedTech-branschen. När Vitrolifes ledning letade efter ett nytt elektroniskt kvalitetsledningssystem var det användarvänlighet och stöd för fortsatt tillväxt som var viktigast att ha i åtanke. CANEA ONE var systemstödet på marknaden som bäst matchade önskemålen.
Bakgrund och önskemål
Vitrolife är ett multinationellt företag inom MedTech-branschen med kunder över hela världen. Företaget erbjuder tjänster och tillverkar produkter för IVF-kliniker och har som vision att hjälpa föräldrar att uppfylla sin dröm om att få ett barn.
Som för alla företag inom MedTech-branschen ställs det höga krav på Vitrolife om att säkerställa och redovisa kvaliteten på sina processer och produkter. För att uppnå dessa krav använder sig Vitrolife av ett elektroniskt kvalitetsledningssystem, ett eQMS.
Tidigare användes ett småskaligt, men välfungerande systemstöd baserat på en äldre plattform. När systemstödet skulle uppdateras till en nyare plattform bestämde sig Vitrolifes ledning för att undersöka marknaden och se vilka alternativ som fanns. De nya alternativen utvärderades dels utefter hur väl de uppfyllde nuvarande behov men även utefter hur lämpade de var för att hantera tänkbara framtida behov.
Det som Vitrolife bland annat sökte efter var:
Färre system för användarna
– ett kompetent system som kan användas för flera olika systembehov.
Användarvänlighet
– ett enkelt, tydligt och självförklarande system för användarna.
Stöd för globala behov
– ett system för att hantera hela deras verksamhet i många olika länder.
Valet och resultatet
I utvärderingsfasen testades ett flertal lämpliga systemstöd av ett stort antal medarbetare i olika delar av verksamheten. Från enkätundersökningen som genomfördes efter att alla systemstöd hade testats framgick det att CANEA ONE var systemstödet som flest föredrog med motiveringen att det var systemet som upplevdes som mest användarvänligt och lättöverskådligt.
Sedan mars 2020 använder Vitrolife CANEA ONE-modulerna Workflow och Document. Med hjälp av Workflow har processerna för ändringar, avvikelser och kundfrågor digitaliserats. Ärendeflödena används dagligen och hjälper företaget att arbeta och utvecklas på ett strukturerat sätt. Dokumentmodulen används för att skapa en bättre sökbarhet och hantering av styrande dokument och rapporter.
Bytet till CANEA ONE har resulterat i:
- Intuitivare systemanvändning vilket i sin tur har lett till kortare upplärningstid och högre arbetstillfredsställelse.
- Bättre överblick av aktiva ärenden vilket har resulterat i att ärenden blir stängda i tid och att färre ligger öppna.
- Att olika produktionsanläggningar kan använda samma system utan att information blandas ihop, vilket gör att fler kommer kunna läggas till i framtiden i takt med att företaget växer och gör nya förvärv.
- Effektivt distansarbete under Covid-19 tack vare möjligheter för samarbete i och digital signering av rapporter och andra dokument.
Framtiden
Vitrolife vill vara en helhetsleverantör av produkter och tjänster för IVF-kliniker som har möjlighet att hjälpa sina kunder med samtliga aspekter av IVF-processen. Detta visas bäst genom Vitrolifes varumärkeslöfte:
“Together. All the way”
En stor pusselbit för att nå detta mål anser Vitrolifes ledning är digitalisering, både internt och externt mot kund. Som ett steg i denna digitaliseringsprocess planerar Vitrolife att utöka sin användning av CANEA ONE med två nya ärendeflöden, ett för granskningar och ett för leverantörshantering, samt genom att visualisera existerande flöden och instruktioner ännu bättre med hjälp av CANEAs processmodul.
”Jag är helnöjd, dels över översikten och användarvänligheten, men även över att CANEA gör förbättringar och är lyhörda för önskemål genom att ni tar in förbättringsförslag”
Eeva-Liisa Kivimäki, Quality Assurance Specialist, Vitrolife
