Efter några år med vikande invånarantal och stora ekonomiska underskott insåg Söderhamns kommun att färre medarbetare skulle behöva leverera mer. Det fanns med andra ord ett behov av att effektivisera administrationen samtidigt som sättet att arbeta, det vill säga processerna, i ännu högre utsträckning måste utgå från invånarnas behov.
För att klara detta behövde de införa nya arbetssätt som underlättade samordningen mellan de olika funktionerna i kommunen, vilket i sin tur krävde en IT-lösning för ledning av verksamheten som alla medarbetare skulle kunna arbeta gemensamt i. Systemet skulle kunna hantera dokument, processer, ärenden och projekt. Och det skulle vara relativt enkelt att skapa en röd tråd mellan politik och organisation.
Valet föll på CANEA ONE, och samtliga moduler, bland annat för att det var enkelt att visualisera processer och koppla relevanta dokument till respektive process.
– Det fanns andra system som hade väldigt bra processritare, men inte kunde hantera dokument; man var tvungen att länka till exempelvis Sharepoint. Det var bara CANEA ONE som kunde ha dokument och processer tillsammans, i samma system, säger Johanna Pettersson, verksamhetsutvecklare på Söderhamns kommun.
Sektor Välfärd först ut
Sektor Välfärd var först ut. De har enligt lag att arbeta med ett välfungerande kvalitets-ledningssystem, vilket betyder att det ska vara ordning och reda på rutiner och tillhörande dokument samt ansvariga utpekade för respektive rutin.
– Förstudien visade hur viktigt det är att hitta rätt rutin snabbt. Nu har alla som jobbar i hemtjänsten tillgång till de senaste rutinerna via mobilsajten för CANEA ONE. Det är ett jättebra verktyg idag, berättar Johanna Pettersson.
Utöver det har kommunen haft en rad andra behov, som till exempel systemstöd för projekt. Man har visserligen haft en bra projektmodell, men använt lösa mallar och Excel-filer.
– Vi har arbetat efter bästa förmåga, men saknat att kunna lägga in roller och ha ett Gantt-schema, i stället för en tidsplan i ett Excel-ark. Nu har vi all projektdokumentation på ett ställe plus att vi kan styra behörigheterna för de olika rollerna i ett projekt.
Behov av tydliga processer
Söderhamns kommun har även haft behov av ett bra e-arkiv, att samverka med andra kommuner och att sätta upp en processtruktur i enlighet med KLASSA, verktyget för informationssäkerhet som tagits fram av Sveriges Kommuner och Regioner (SKR).
Det innefattar att man delar upp strukturen i styr-, stöd- och kärnprocesser som siffersätts, vilket bestämmer vilken dokumenttyp som ska hanteras i respektive process.
– Nu ligger allt i CANEA ONE med versionshantering, dokumentansvariga samt påminnelser om när uppdateringar behöver göras. Och när vi tar fram en ny rutin, så följer det en process som vi satt upp i dokument-modulen med en skapare, en granskare och en godkännare, där den sistnämnda ansvarar för det som står i rutinen. Det skapar en helt annan trygghet för chefer och medarbetare.
Kommunen hade även tagit fram en policy för styrande dokument som man implementerat i CANEA Document. Där kan man välja vilken typ av dokument man vill skapa – det vill säga om det ska vara en strategi, plan, rutin eller checklista. Dessutom finns en beskrivande text för varje dokumenttyp som talar om när just den typen av dokument ska skapas.
–Vår informationshanteringsplan och policy för styrande dokument är nu speglad i CANEA ONE.
Användarvänligt system
Hittills har det nya systemet tagits emot väl av användarna. När det gäller Sektor Välfärd, var det efterlängtat. De hade redan insett att man inte kunde fortsätta som förut, eftersom det skapade osäkerhet ute i organisationen när man till exempel inte hittade relevanta rutiner.
– Först tyckte somliga att det var jobbigt med ett nytt system, men här behövde man inte lära sig någonting eftersom vi konfigurerade CANEA ONE så att medarbetarna bara behöver klicka på applikationen för att komma in i systemet.
– När vi visade hur enkelt det var, var det bara positiva reaktioner. Då handlade det inte längre om att behöva lära sig ett nytt system, utan om ett förenklat sätt att hitta den informationen man behöver, berättar Johanna Pettersson, och avslutar:
– Det finns alltid farhågor kring att lära sig nya system, och så är det ju för oss administratörer, men användarna ska inte behöva lära sig en massa nya saker, utan bara hur de hittar informationen de behöver för att kunna utföra sitt arbete.
Kort om Söderhamns kommun
Söderhamns kommun ligger vid Bottenhavet ca 25 mil norr om Stockholm. Kommunen ligger i Hälsingland, Gävleborgs län och har 25 000 invånare och 3 000 anställda.
”Jag gillar CANEAs flexibilitet och lyhördhet. Om vi till exempel såg att vi behövde utbilda oss inom något område, så skapade CANEA den utbildningen. De mötte oss i våra önskemål.”
”Det var bra att CANEA tydliggjorde vad de behövde veta för att kunna utföra uppdraget. Det gjorde att vi kunde lägga upp vårt interna arbete på rätt sätt.”
Johanna Pettersson,
Verksamhetsutvecklare
Söderhamns kommun
