LKAB, med en av Sveriges mest högintensiva och omfattande projektverksamheter, införde CANEA Project som sitt gemensamma projekt- och portföljhanteringssystem.
Effektivisering med överblick
Resultatet är en enklare hantering och bättre kontroll över projektrelaterad dokumentation. Med över 2000 personer inom olika projekt som drivs av LKAB har CANEA Project effektiviserat samarbetet och kommunikationen mellan interna och externa aktörer. Det har dessutom gett ledningen en bättre överblick över pågående projekt.
Bakgrund
LKAB investerar årligen miljardbelopp i ett 70-tal projekt som drivs parallellt av LKAB:s projektavdelning. Det största projektet har en projektbudget på 14 miljarder kronor.
I dag arbetar totalt ca 2 000 personer i något av projekten som drivs av LKAB. Av dessa är cirka 200 LKAB-anställda medan övriga är leverantörer och konsulter. Behovet av ett projektverktyg som underlättar samarbete och kommunikation mellan interna och externa intressenter är stort.
LKAB har sett ett ständigt ökande behov av att planera och styra sina projekt på ett mer strukturerat sätt. Projektens dokument lagrades tidigare på spridda platser och portföljerna blev större och större i takt med att antalet projekt växte.
Utvärdering
År 2010 startade LKAB en förstudie i syfte att utvärdera och upphandla ett IT-stöd till projektverksamheten med möjligheter till lagring av dokument, planering, uppföljning, projekt- och portföljhantering samt en fungerande kommunikationsportal. Som en del i arbetet togs en kravspecifikation fram som beskrev hur behoven och önskemålen såg ut. LKAB ville ha en gemensam plattform oavsett var inom LKAB projektet genomfördes. Allt projektarbete skulle förenklas och bli mer effektivt, alla kvalitetskrav skulle klaras och det skulle vara under en relativt kort införandetid. Från beslut till införande hade leverantören 6 månader på sig till driftstart.
Initialt tittade LKAB på ett par hundra olika projektverktyg och scannade av vilka som stämde överens med behoven och kravspecifikationen. Nästan hundra verktyg provkördes i någon form och till slut var fyra tänkbara verktyg kvar. De fyra fick vara med om LKAB:s förprojektering där man i detalj tittade på bland annat funktion, införande och nytta. Systemen konfigurerades och pilotkördes noggrant tillsammans med leverantörerna. Ett 40-tal personer, både nyckelfunktioner inom LKAB och externa konsulter, entreprenörer och leverantörer utvärderade kandidaterna.
”Baserat på kravspecifikationen, användarvänlighet och gränssnitt, fick varje användare i utvärderingsgruppen sedan rösta på det projektverktyg de ansåg vara bäst. Utvärderingen gav ett entydigt svar, i stort sett alla hade förordat CANEA Project!” säger Elias Norojärvi, Sektionschef Verksamhetsutveckling, Projekt på LKAB.
Avtal tecknades med oss på CANEA om att införa CANEA Project som projektverksamhetens nya gemensamma projektverktyg.
Införande
I maj 2012 gjordes grovplaneringen för hur införandet skulle gå till. Detaljplanering har sedan gjorts av både LKAB och CANEA för att få projektet att nå önskade projekt- och effektmål. LKABs ledning har ställt höga krav på projektet och där har CANEA verkligen tagit höjd för att klara leveransen.
Elias fortsätter; ”Nära samverkan och en förtroendefull relation mellan CANEA och LKAB har kännetecknat projektets alla faser och har varit en framgångsfaktor”.
Utifrån kravspecifikationen har vi på CANEA och LKAB tillsammans genomfört workshops i samband med leverans av programvaran. Båda parter har bidragit till samarbetet och det har varit en konstant dialog där man jobbat ihop för att få verktyget och konfigurationen att motsvara behoven och kraven.
Under hela processen har vi på CANEA stämt av med LKAB att vi har förstått behoven rätt och gjort så kallade tidiga funktionstest. När hela systemet överflyttats till LKAB gick vi sedan tillsammans igenom det under två dagar. Då bevisades att alla funktioner LKAB bett om fanns på plats. Därefter startade LKABs acceptanstest – under tre veckor gick LKAB igenom alla funktioner och startade upp pilotprojektet som sedan pågick under tre månader. Hela projektets tidplan, budget och kvalitet stämde överens med det planerade
”Syftet och målet med LKAB:s införande av CANEA Project är att bli än mer effektiva i projektarbetet. Bra uppföljning och planeringsverktyg leder till effektivare projekt. Nu får även externa projektmedarbetare möjlighet att bli fullt insatta i arbetet.” avslutar Elias Norojärvi.
"Nära samverkan och en förtroendefull relation mellan CANEA och LKAB har kännetecknat projektets alla faser och har varit en framgångsfaktor."
Elias Norojärvi, Sektionschef Verksamhetsutveckling, Projekt på LKAB , LKAB
Intresserad av att veta mer?
Vi skapar rätt förutsättningar för ett levande ledningssystem och ger ökad lönsamhet och bättre möjligheter att realisera din strategi.
