Ett globalt effektiviseringsprogram behövde styrning och uppföljning på regional, nordisk nivå. Därför städslades en CANEA-konsult med internationell erfarenhet av bolagsstyrning och globala effektiviseringsprogram.
Det globala programmet hade tydliga besparingsmål samt riktlinjer för hur de skulle nås. Programmet krävde en lokalt anpassad styrning och uppföljning. En av utmaningarna var att adaptera arbetsmetoder och verktyg avsedda för ett land med ett språk och en valuta till den nordiska verkligheten med olika språk, valutor och marknader som skiljer sig åt.
Ett tydligt ägarskap med lokal styrning
Uppdraget inleddes med intervjuer och möten med centrala personer i organisationen och en styrgrupp skapades för rapportering och stöd i det fortsatta arbetet. Därefter fastställdes övergripande riktlinjer för hur programmet skulle drivas inom den nordiska organisationen, hur information skulle hanteras och vilka verktyg för rapportering som skulle användas.
Det var viktigt att de lokalt överenskomna arbetssätten skulle kugga i det globala programmets fastställda arbetsgång. Därför kartlade CANEA-konsulten de olika intressenterna med avseende på krav samt behov av stöd och kommunikation. Mötesforum etablerades och rapporteringsformat modifierades för att analyser skulle kunna genomföras.
Dessa åtgärder skapade en trygghet i att programmet skulle kunna leverera önskat resultat samt att de olika aktörerna tydligare skulle kunna se sina respektive bidrag.
Fokus på effekten av åtgärderna
En aktiv och kontinuerlig styrning och uppföljning är en nödvändig, men inte tillräcklig, förutsättning för att ett effektiviseringsprogram ska lyckas. Det krävs även en tydlig struktur när det gäller roller, möten och rapportformat.
Plus att metoderna och verktygen som används för att följa upp och synliggöra effekterna måste finnas på plats. Man måste dessutom ha i åtanke att det redan från start ska finnas en tydlig koppling mellan arbetet och utfallet i resultaträkningen för att kunna generera det nödvändiga drivet och engagemanget i arbetet.
Framgångsfaktorer
Projektledaren som driver initiativen måste ha den pondus som följer av en gedigen kunskap och erfarenhet när det gäller ekonomi, förändringsledning och ledarskap. Det är en förutsättning för att cheferna i organisationen ska vilja lyssna, bolla idéer och söka stöd.
Resultat
Den regionala ledningen hade planerat fler än 40 åtgärder, som
till exempel:
- En centralisering av resurserna till en gemensam servicefunktion som skulle leda till att antalet tjänster blev färre och kostnaderna lägre.
- Digitalisering och automatisering av affärsavtal och offerter som skulle medföra en snabbare hantering och lägre kostnader.
- Översyn och strukturåtgärder inom logistik som skulle resultera i mindre lageryta och lägre personaltäthet.
I stort sett alla åtgärder genomfördes enligt plan och programmet fasades ut på global nivå när man såg att målen för effektiviserings-programmet skull uppnås. I slutfasen av programmet gick uppdraget mer över till resultatuppföljning och avslutning.
Kunden var nöjd med CANEAs insats.
Intresserad av att veta mer?
Vi skapar rätt förutsättningar för ett levande ledningssystem med bättre möjligheter att realisera strategin och öka lönsamheten.
