Varför är systematiskt kvalitetsarbete avgörande?
Systematiskt kvalitetsarbete är inte bara en nödvändighet – det är hjärtat i en välfungerande offentlig verksamhet. Vare sig det handlar om vård & omsorg eller utbildning förväntar sig medborgarna att tjänsterna ska hålla hög kvalitet och uppfylla deras behov. Med hjälp av ett strukturerat arbete kan organisationer identifiera och åtgärda problem tidigt, innan de påverkar verksamheten eller riskerar att leda till ett förlorat förtroende från allmänheten.
Ett kvalitetsarbete som minimerar risker och skapar en trygg och effektiv arbetsmiljö leder till ökad motivation hos medarbetarna, vilket både minskar personalomsättningen och attraherar ny kompetens. En effektivare verksamhet bidrar även till ett minskat miljöavtryck och en kontinuerlig anpassning av tjänsterna till dagens och morgondagens krav.
Så skapar du ett effektivt systematiskt kvalitetsarbete
Systematiskt kvalitetsarbete är ett centralt begrepp inom flera branscher där kvalitet och säkerhet är av avgörande betydelse. Det används mest inom vården & omsorgen, skolan, tillverkningsindustrin och livsmedelssektorn, där det krävs kontinuerlig uppföljning och efterlevnad av lagstadgade krav.
Att åstadkomma ett effektivt och systematiskt kvalitetsarbete är dock ingen enkel uppgift. Det handlar om att skapa en kultur där alla känner ansvar för kvaliteten och ser det som en självklar del av sin vardag. Forskning visar att nyckeln till framgång ligger i tydliga mål, ledningsförankring och kontinuerlig uppföljning. Låt oss titta närmare på hur du kan gå till väga.
De fem stegen i ett framgångsrikt systematiskt kvalitetsarbete
Ett framgångsrikt kvalitetsarbete bygger på fem tydliga steg som ger struktur och riktning:
- Kartläggning
Detta steg handlar om att få en klar bild av nuläget i verksamheten. Genom att kartlägga processer, rutiner och resultat identifieras styrkor och svagheter. Analysverktyg som SWOT kan vara till hjälp för att skapa en tydlig överblick. - Målsättning
Här formuleras specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna mål (SMART-mål). Målen ska anpassas efter verksamhetens unika behov och krav, exempelvis ökad patientsäkerhet i vården eller förbättrade studieresultat i skolan. - Aktiviteter
Här transformeras planerna till praktiska åtgärder. Det kan inkludera att utveckla eller testa att införa nya arbetsmetoder, utbilda personal eller investera i digitala verktyg. En tydlig och inbjudande kommunikation är avgörande för att få medarbetarna engagerade och delaktiga. - Mätning och uppföljning
Regelbunden insamling och analys av data är nyckeln till att bedöma hur väl målen uppnås. Verktyg som nyckeltal (KPI:er) och kvalitetsindikatorer kan användas för att följa framsteg och identifiera avvikelser. - Kontinuerlig förbättring
Detta steg handlar om att aldrig slå sig till ro. Insikter från uppföljningen används för att justera och utveckla verksamheten. Organisationen behöver lyssna inåt och spana på omvärlden för att hålla sig ajour och säkerställa kvalitetsnivån. Verktyg som PDCA (Plan-Do-Check-Act) eller metoder som LEAN kan bidra till att skapa en kultur av ständiga förbättringar.
Så förbättras verksamheten
Systematiskt kvalitetsarbete hjälper verksamheter att uppfylla sitt uppdrag samt skapa värde för dem som de finns till för. Det leder till effektivare processer, bättre resursutnyttjande och högre kvalitet i tjänsterna. Genom att eliminera ineffektiva arbetsmetoder och fokusera på krav, mål och behov skapas en mer effektiv och transparent verksamhet.
En annan fördel är ökad trygghet för dem som använder tjänsterna, oavsett om de är patienter, elever, kunder eller medborgare i det stora hela. Snabb hantering av avvikelser förhindrar att små problem eskalerar till större kriser, vilket bidrar till stabilitet och förtroende.
CANEA – er partner i det systematiska kvalitetsarbetet
Att lyckas med kvalitetsarbete kräver mer än planering – det handlar om engagemang och rätt verktyg. Vi erbjuder metoder, erfarenhet och drivkraft för att lösa problem och nå mål. Med en tydlig och fasindelad metodik gör vi både planering och kommunikation enkel. Och vi stödjer er oavsett om det gäller små förbättringar eller större förändringar.
Vi stödjer er genom tre huvudsakliga områden:
- Konsulttjänster
Våra erfarna konsulter hjälper er att leda, införa och optimera kvalitetsarbete samt utveckla rutiner och processer. Se exempel på hur vi hjälpte Sahlgrenska och en myndighet som sparade 20 miljoner om året. - Utbildningar
Våra kurser stärker medarbetarnas kompetens och ger deltagarna verktyg för att driva ett systematiskt förbättringsarbete. Kurser som Processutveckling; Förbättringsarbete – Agilt, Lean, Six Sigma; samt Lean i praktiken kan vara bra alternativ. Hela utbudet finns här. - Digitala lösningar:
Med CANEA ONE får ni ett integrerat system som underlättar uppföljning, rapportering och analys. CANEA ONE har även stöd för arbete i enlighet med SOSFS 2011:9.
Våra metoder bygger på forskning och lång erfarenhet. Studera gärna våra kundcase och kontakta oss för att se hur vi kan stötta er verksamhet.
Lästips
CANEAs rapport: Förbättringsarbete i 500 svenska organisationer.
John Saldin
Management Consultant
John är en prisbelönt projektledare med 20+ års erfarenhet av företags och projektledning både i privata och offentliga organisationer. Har en stor passion för innovation och strategiutveckling för att driva utveckling och förändring inom organisationer.
Mycket van att driva förändring, få team att jobba bra ihop och rapportera till styrelser. Stor erfarenhet från internationella och komplexa tillverknings-, teknik- & tjänsteföretag samt offentlig sektor.