Inledande utmaningar
Efter några veckor började Erik märka att många medarbetare inte följde de befintliga rutinerna och att arbetssättet varierade kraftigt mellan olika individer. Det fanns en uppsjö av rutiner, ofta olika varianter för samma typ av stöd. Detta skapade förvirring och ineffektivitet. För att komma till rätta med detta initierade Erik ett förbättringsarbete för att se över och standardisera rutinerna. En arbetsgrupp bildades där medarbetare frivilligt kunde anmäla sitt intresse att delta. Det blev en bra mix av erfarna och mindre erfarna medarbetare som engagerade sig i arbetet.
Efter cirka en månad fanns det nya färdiga rutiner redo att implementeras. Men på vägen stötte Erik på flera signaler om att allt kanske inte stod rätt till. Frågor om bristande delaktighet från medarbetarna dök upp, och Erik började ifrågasättas på möten. Dessutom visade det sig att arbetsbelastningen var ojämnt fördelad; flera av de mer oerfarna medarbetarna hade mycket mer att göra jämfört med de mer rutinerade.
Känner du igen dig?
Om du är ny som chef och känner igen dig i denna beskrivning, är du inte ensam. Att ta över en verksamhet som är van att sköta saker på sitt sätt, särskilt med erfarna medarbetare, kan vara en utmaning. Vi på CANEA har lång erfarenhet av att stötta chefer i sådana situationer och här är några strategier som kan hjälpa.
Lär dig mer om hur vi kan hjälpa till i er organisationsutveckling
I fallet ovan gjordes en extern kartläggning för att belysa att det finns en spridd bild av upplevelser, olika syn på hur uppdraget skulle utföras, att det var otydliga roller och att det fanns informellt ledarskap (som inte var i linje med verksamheten). Här kommer några tips på åtgärder som var aktuella att adressera i detta fall:
- Använd extern hjälp för kartläggning:
Som ny chef kan det vara svårt att objektivt förstå hur situationen fungerar. En extern kartläggning av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan ge en tydlig nulägesbeskrivning som fungerar som grund för utvecklingsarbetet. En extern part kan också identifiera problem som kanske inte är synliga för ledningen. - Klargör uppdrag och mål:
Tydlighet i uppdraget och målen för verksamheten är avgörande. Kommunicera hur arbetet ska utföras och säkerställ att alla medarbetare förstår detta. - Skapa en funktionell struktur:
Se till att strukturen inom enheten matchar uppdraget och målen. Tydliga roller och ansvarsområden är viktiga för att alla ska veta vad som förväntas av dem. - Klargör och utveckla roller:
Definiera tydligt vad som ingår i chefens roll och vad som ingår i till exempel förste socialsekreterarens roll. - Upprätthåll normer som stödjer arbetet:
Skapa och upprätthåll normer och spelregler som stöder arbetet och bidrar till en positiv arbetsmiljö.
- Individuella samtal:
Genomför individuella samtal med alla medarbetare för att säkerställa deras engagemang och vilja att vara med på resan framåt. - Förbättra mötestekniken:
Se över hur möten hålls – vilka frågor tas upp när och var, hur fördelas ordet, och hur vårdas tiden och respektfullt bemötande.
- Beslutsfattande och problemlösning:
Skapa klarhet och delaktighet i beslutsfattandet. Använd rätt beslutsmetoder och utnyttja individernas kapacitet.
- Effektiv kommunikation:
Säkerställ att kommunikationen är effektiv. Chefen måste kunna uttrycka sig tydligt, stå på sig och lyssna på medarbetarna.
- Feedback:
Ge och ta emot feedback kopplad till kvalitet och produktivitet i arbetet. Feedback bör vara målrelaterad och kopplad till gruppens mål.
Genom att arbeta med dessa strategier kan du skapa en mer harmonisk och effektiv arbetsmiljö, där både medarbetare och chefer känner sig delaktiga och uppskattade. Har du frågor eller behöver stöd i din roll som chef, tveka inte att söka extern hjälp. Det kan göra en stor skillnad i hur framgångsrik din ledarskapsresa blir.
Björn Palmqvist
Senior Management Consultant
Björn är legitimerad psykolog med drygt tio års erfarenhet som externkonsult inom området, inom myndigheter, kommun, landsting och privata näringslivet. Han har bred erfarenhet av att processleda och har designat och genomfört flera ledningsgrupps- och teamutvecklingsinsatser.
Björn har också över 10 års erfarenhet av att coacha och handleda chefer såväl individuellt som i grupp. Han har god kunskap om och stor erfarenhet av arbete med organisatorisk och social arbetsmiljö, konflikthantering och organisationsanalyser. Björn håller också flera utbildningar inom ledarskapsområdet.
