Att leda ett företag framgångsrikt innebär att ständigt balansera två grundläggande men distinkta typer av arbete: den dagliga operativa driften och det långsiktiga strategiska beslutsfattandet. Erfarenheten visar att för många mindre och medelstora företag blir dessa två arbetsområden ofta sammanblandade, vilket kan leda till ineffektivitet och bristande fokus på företagets framtida konkurrenskraft.
I denna artikel kommer vi att diskutera vikten av att separera operativa möten från möten med strategiskt fokus och hur en tydlig ledningsprocess kan hjälpa styrelser och ledningsgrupper att effektivt navigera och balansera dessa två dimensioner.
Vikten av att separera operativa och strategiska möten
Strategiska och operativa möten bör i största möjliga mån separeras för att det strategiskt inriktade arbetet ska lyckas. Denna separation är avgörande eftersom operativa frågor – såsom produktionsproblem, leveranskedjeutmaningar eller personalfrågor – ofta riskerar att dominera ledningsmötet om ingen tydlig struktur finns. När detta händer blir den strategiska diskussionen nedprioriterad eller undanskuffad, vilket leder till att organisationen sakta förlorar fokus på långsiktiga frågor av strategisk karaktär.
Operativa frågor är ofta akuta och kräver omedelbara beslut, men om dessa prioriteras i alla möten riskerar den strategiska agendan att stanna av. Strategisk ledning kräver ett annat tankesätt och tid för att diskutera och planera långsiktiga mål, investeringar, konkurrensfördelar och marknadstrender – element som inte kan behandlas i samma forum som operativa driftsfrågor.
Vanliga problem när strategiska och operativa möten inte separeras
Operativa frågor dominerar
Det mest uppenbara problemet är att akuta operativa frågor tenderar att tränga undan den strategiska diskussionen. Ledningsmöten blir ett forum för att lösa kortsiktiga problem, och den långsiktiga strategin får inte tillräcklig uppmärksamhet.
Brister i långsiktig planering
När strategin hamnar i skymundan tappar företaget sin långsiktiga riktning. Besluten baseras ofta på dagsaktuella problem snarare än framtida möjligheter och hot. Det gör att företaget riskerar att bli reaktivt snarare än proaktivt i sin marknad.
Otydlig ansvarsfördelning
Utan en strukturerad ledningsprocess kan det vara oklart vem som ansvarar för att driva strategiska initiativ. Det leder till att viktiga frågor inte följs upp och att organisationen kan tappa fart i genomförandet av sina långsiktiga mål.
Utmattning i ledningsgruppen
Ledningsmöten där både operativa och strategiska frågor blandas kan bli långa, ineffektiva och energikrävande. Detta minskar engagemanget och motivationen hos ledningsgruppen och styrelsen att aktivt delta i beslutsprocessen.
Etablera en strukturerad ledningsprocess
En tydligt definierad ledningsprocess är avgörande för att säkerställa att både operativa och strategiska frågor får det utrymme och den uppmärksamhet de förtjänar. Denna process bör innefatta en distinkt uppdelning av möten och forum för att främja en tydlig fokusering vid rätt tillfälle. Här har bolagets styrelse både ett ansvar och ett incitament att förespråka och främja en strukturerad ledningsprocess med rätt fokus på de strategiska frågorna.
Komponenter i en effektiv ledningsprocess bör innefatta bland annat:
- Strategiska möten och forum: Dessa möten bör ske med förutsägbar regelbundenhet, till exempel kvartalsvis eller halvårsvis, och syftar till att diskutera och uppdatera företagets övergripande strategiska mål och vision samt säkerställa att verksamheten drivs i linje med den långsiktiga strategin.
- Operativa ledningsmöten: Dessa bör ske mer frekvent (till exempel veckovis eller månadsvis) och fokusera på att lösa dagliga eller kortsiktiga problem, övervaka verksamhetens operativa effektivitet och hantera akuta utmaningar.
- Uppföljning och granskning: Ett viktigt inslag i ledningsprocessen är att regelbundet följa upp strategiska och operativa mål. Detta inkluderar genomgång av nyckeltal, revisioner, riskanalyser med mera. Det hjälper ledningen att identifiera avvikelser tidigt och anpassa verksamheten proaktivt.
En visualisering av ledningsprocessen i form av ett ”årshjul” kan också vara ett värdefullt verktyg för att strukturera ledningsprocessen. Årshjulet kan visa vilka typer av möten och aktiviteter som kommer att äga rum under året, när strategiska genomgångar sker, när budgetar och mål följs upp och när riskanalyser genomförs. Det ger en överblick och säkerställer att inget viktigt moment missas i ledningens arbetscykel.
I många framför allt mindre och medelstora företag kommer medlemmarna i ledningsgruppen ofta från mer operativa roller och kan därför behöva stöd och utbildning för att etablera en mer strategiskt inriktad ledningsprocess, med hjälp av de verktyg, processer och metoder som då krävs. Även här har styrelsen en bra möjlighet att skapa värde för verksamheten genom att tillhandahålla eller förespråka denna typ av stöd.
Källor:
CANEA
"The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage", Kaplan/Norton