I flera av våra artiklar om utmaningarna för morgondagens kvalitetsledare har vi tagit upp hur man täpper till kunskapsförlusterna som uppstår när anställda slutar samt hur man effektivt hanterar företagets know-how. Din organisationsstruktur och dina processer kan vara din värsta fiende ... eller din bästa tillgång. Organisatoriska stuprör och blockeringar kan förhindra effektivitet, innovation och övergripande prestanda. Dessa hinder härrör ofta från vertikal linjestyrning, föråldrade metoder och fragmenterade kommunikationskanaler. I denna artikel beskriver vi varför du bör överväga en tvärfunktionell organisation med fokus på processer och hur moderna kvalitetsledningssystem (QMS) kan förändra organisationsdynamiken.
Från traditionell, vertikal linjestyrning till horisontellt samarbete
Vissa företag är hierarkiska med funktioner som marknadsföring, ekonomi, produktion etcetera och arbetar i stuprör. Det tjänar givetvis ett syfte: varje medarbetare rapporterar till en enda chef, med en tydlig rapporteringsgång, eller till en avdelning med specialiserade experter inom ett visst område. Besluten fattas i toppen och sprider sig neråt. Men det finns vissa nackdelar att tänka på. Avdelningar kan bli isolerade med dålig kommunikation och samordning mellan olika funktioner. Beslutsfattandet kan bli långsamt på grund av flera ledningsnivåer och begränsat samarbete mellan avdelningarna. Vår erfarenhet visar att en genomsnittlig organisation kan spara cirka 15 % av omsättningen genom att åtgärda dåliga arbetsmetoder och suboptimerade arbetsflöden mellan avdelningar. Det är en rejäl besparing.
En nyligen genomförd studie visar att moderna organisationer fokuserar mindre på hierarki och mer på att maximera interaktioner, kontakter och samtal mellan medarbetare, kunder och externa partner. Att gå från ett vertikalt till ett horisontellt arbetssätt och tillämpa ett processtänkande, snarare än ett perspektiv som enbart utgår från funktioner, är lättare sagt än gjort. Men det är nödvändigt för att ge din organisation den snabbhet, smidighet och flexibilitet som krävs för att möta dagens globala marknad. Som kvalitetsledare är ett modernt QMS det optimala verktyget för att uppnå detta.
Satsa på processer och struktur
I vår undersökning om framtiden för ledningssystem anser 47 % av de tillfrågade att det är en utmaning att arbeta processinriktat i sin organisation och 34 % planerar att genomföra processförbättrande projekt inom kort. Bristande kunskap om processer bland medarbetarna är en vanlig anledning till att organisationer anser att det är svårt att arbeta med processer.
ISO 9001 ger ett ramverk för att förbättra processeffektiviteten, produktkvaliteten och kundnöjdheten. Kvalitetsledare kan utnyttja ISO 9001 för att optimera sina processer på flera sätt. Genom att fokusera på processer, snarare än på enskilda uppgifter, kan du säkerställa att arbetssätt och aktiviteter är sammankopplade och anpassade till organisationens strategiska mål och nyckeltal (KPI:er).
ISO 9001 kräver dokumentation av processer, rutiner och ansvarsområden. Denna strukturerade dokumentation säkerställer enhetlighet och standardisering i hela organisationen. Du kan använda dessa dokument för att utbilda nyanställda, upprätthålla och förbättra verksamheten samt säkerställa efterlevnad av lagstadgade krav. Att veta vem som gör vad i företaget skapar transparens och redovisningsskyldighet.
Det krävs tid och ansträngning för att du som kvalitetsledare ska få insikt i alla processer, men med hjälp av processägare eller chefer som ansvarar för tvärfunktionella arbetsflöden blir det lättare att eliminera de onödiga kostnader och problem som stuprörstänkande orsakar. En fallgrop att se upp med är att bara byta namn på stuprör eller funktioner och kalla dem processer i stället.
Utnyttja ett framtidssäkert QMS
Ett modernt agilt elektroniskt QMS, som CANEA ONE till exempel, är avgörande för att slå sönder stuprören och övergå till ett processorienterat arbetssätt. Ett sådant QMS hjälper dig att definiera dina processer och utrusta din organisation med snabbare beslutsprocesser som stödjer innovation. Du kan visualisera, navigera och intuitivt kommunicera dina processer. Du kan också digitalisera och automatisera specifika processer för att eliminera redundans och mänskliga misstag samt förbättra effektiviteten.
Ett framtidssäkert QMS har en strategisk betydelse. Innehållet i QMS styr och stödjer strategiarbetet och kraven på framtida QMS kommer att öka när det gäller mätbara fördelar och tydliga resultat. Genom att göra resultatdata tillgängliga kan du identifiera och åtgärda problem omedelbart, innan de eskalerar och blir till betydande hinder. Och genom att integrera ditt QMS med andra affärssystem får du en helhetsbild av ditt företag och din verksamhet.
Sammantaget kan du genom att använda ett processinriktat arbetssätt i kombination med ett modernt, elektroniskt QMS avveckla stuprören, effektivisera verksamheten och skapa en kultur som präglas av öppenhet och ständiga förbättringar.
Björn Palmqvist
Senior Management Consultant
Björn är legitimerad psykolog med drygt tio års erfarenhet som externkonsult inom området, inom myndigheter, kommun, landsting och privata näringslivet. Han har bred erfarenhet av att processleda och har designat och genomfört flera ledningsgrupps- och teamutvecklingsinsatser.
Björn har också över 10 års erfarenhet av att coacha och handleda chefer såväl individuellt som i grupp. Han har god kunskap om och stor erfarenhet av arbete med organisatorisk och social arbetsmiljö, konflikthantering och organisationsanalyser. Björn håller också flera utbildningar inom ledarskapsområdet.
