En stor andel verksamheter står idag inför utmaningen att prioritera vad som är viktigt just för dem, och hamnar därför många gånger i situationer där allt känns både prioriterat och bråttom. Att ledare i organisationen ändrar riktning efter varje kundmöte eller prioriterar offerter även för affärer av mindre relevans skapar en förvirring bland medarbetare kring företagets riktning. Med rätt metoder kan ni definiera de orsaker som skapar dessa situationer, men också förutse och förebygga dem.
De fem vanligaste orsakerna till
brandsläckning och hur de kan förebyggas
1. Otydlig riktning och oklara mål
Brist på riktning skapar förvirring, men med en klar ansvarsfördelning kan riktning och mål i verksamheten lättare struktureras upp. Det är ägarnas uppgift att förse styrelsen med de mål de har för verksamheten, för att styrelsen sedan ska kunna förmedla dessa till bolagets VD som därefter implementerar och förankrar dem hos medarbetarna. Riktningen och målen ska vara formulerade på ett sätt som engagerar – framförallt medarbetarna.
2. För mycket att göra
Ett annat problem är att många verksamheter vill väldigt mycket saker, ofta samtidigt och på kort tid. Att resurserna inte räcker till tas sällan hänsyn till, och med mycket att göra hamnar verksamheten ofta i en situation där bränder snabbt måste släckas. Detta kan lösas genom prioritering. Utan tydlig riktning och mål blir det svårt att prioritera, men med dessa på plats tillsammans med organisationen kritiska framgångsfaktorer (KFF), blir det klarare för alla inblandade vad som krävs för att nå de övergripande målen.
3. Förändringar i omvärlden
Att hantera förändringar i omvärlden är en uppgift för hela organisationen, men ett speciellt ansvar ligger på styrelsen att arbeta med omvärldsbevakning på ett systematiskt sätt. Med en klar process för insamling och analys av omvärldsinformation kan justeringar av strategier, mål och handlingsplaner lättare genomföras. Omvärldsbevakningen bör inkludera: kunder, konkurrenter, nyckelintressenter, bransch- och makrotrender. På detta sätt kan ni tidigt fånga upp förändringar i omvärlden och justera därefter.
4. Dålig koll på interna resurser
Att ta fram nya strategier utan en klar uppfattning om vilka interna resurser som krävs kan bli kostsamt, men också leda till att mål inte uppnås. Antingen får resurser och kompetens tas in, vilket i många fall inte var medräknat i kostnadskalkylerna. Alternativt hamnar uppgifterna på en medarbetare utan den kompetens som krävs, vilket kan leda till att det inte prioriteras förrän det blir akut.
5. Dålig planering och process
I många fall kan brandsläckningen vara ett resultat av dålig planering och bristfällig uppföljning samt undermåliga processer i verksamheten. Tydliga processer och mätetal kan därför förebygga brandsläckningen. Det finns ett antal saker som är viktigt att tänka på gällande dessa processer:
1. Tydlighet i vad som kommer in i en process och från vem
2. Vad som förväntas komma ut ur processen och till vem
3. Hur vi mäter resultatet i processen
Med dessa på plats kan ett stort antal problem i organisationen förebyggas.
Det krävs också en operativ planering som grundar sig på målen, strategin och KFFerna samt tar hänsyn till de interna resurserna och de förändringarna som sker i omvärlden. Att ta hjälp av ett bollplank som har tidigare erfarenheter inom området kan ge er de insikter, metoder och verktyg som krävs för att lyckas.
John Saldin
Managementkonsult
John är en strategisk tänkare och verksamhetsutvecklare med 20+ års erfarenhet av strategiutveckling inom både privata och offentliga organisationer. Han har stor passion för strategiarbete och att etablera dynamiska och effektiva strategiprocesser i organisationer. Med en MSc i grunden och med flera års arbete internationellt inom universitetsvärlden är John en erfaren föreläsare. John har också skrivit en bok om affärsstrategier.
