I en av våra artiklar om de utmaningar som morgondagens kvalitetsledare står inför var en av de tre främsta att täppa till de kunskapsförluster som uppstår när anställda slutar. Det kan nämligen påverka såväl konkurrens- & innovationsförmågan som den operativa effektiviteten. En viktig fråga för kvalitetsledare är med andra ord hur all kunskap som ansamlas i en organisation bäst bör tas tillvara.
Att hantera en föränderlig arbetsstyrka
Dagens arbetskraft genomgår förändringar som drivs av ökad rörlighet, fler jobbyten och en åldrande befolkning. Några av dessa förändringar tillskrivs covid-19 som en katalysator för distansarbete, gig-ekonomins framväxt och den globala arbetskraften. Kortare anställningsperioder, kontinuerligt lärande, omskolning och tekniska innovationer som automatisering och artificiell intelligens kan också bidra till högre personalomsättning. En åldrande befolkning innebär också en äldre arbetskraft och senarelagda pensioneringar. Det krävs en anpassningsbar och flexibel arbetsplatspolicy för att organisationer ska kunna attrahera och behålla talanger. Som kvalitetsledare är det viktigt att skydda värdefull kunskap när en nyckelperson lämnar företaget och att snabbt introducera nya medarbetare för att säkerställa kontinuerligt hög kvalitet.
Definition av kunskapshantering
Det krävs kunskapsstyrning för att kunna hantera och använda en organisations kunskaper på ett systematiskt sätt när personalen omsätts. Traditionellt har kunskapen samlats i skriftliga rutiner och manualer. En modern och framåtblickande strategi betonar dock användningen av verktyg, mallar och interaktiva metoder. Det handlar inte bara om att lagra information – det handlar om att överföra och tillämpa kunskap för att förbättra företagets verksamhet och arbetssätt.
Kunskapsöverföring
För kvalitetsledare är det avgörande att anpassa sig till den förändring som sker när det gäller hur kunskap hanteras. Det innebär att skifta fokus från statisk dokumentation till dynamisk kunskapsöverföring. Som till exempel:
Samla in information – kvalitetsledare bör jobba brett för att kontinuerligt hitta nya och bättre arbetsmetoder. De bör konkretisera och integrera dessa insikter i ledningssystemet och se till att praktiska och innovativa metoder fångas upp och sprids.
Kommunicera och utbilda – utöver att samla in information måste kvalitetsledare kommunicera och utbilda andra så effektivt som möjligt. Det handlar om att omvandla kunskap till praktisk kompetens och se till att alla medarbetare förstår och tillämpar nya metoder på ett effektivt sätt.
Underlätta kunskapsöverföring – kvalitetsledare kan underlätta kunskapsutbytet mellan individer och team med hjälp av utbildningar, workshoppar, diskussionsforum och videor. Konceptet "utbilda utbildaren", som går ut på att utbilda individer som i sin tur utbildar andra, är ett effektivt sätt att sprida kunskap.
Bli förändringsagent – kvalitetsledarna driver på införandet av nya metoder för kunskapshantering, till exempel nya arbetssätt eller effektivare verktyg. Detta inkluderar att samla in data om nuvarande praxis, identifiera områden som kan förbättras och implementera strategier för att förbättra kunskapsdelningen.
Använd verktyg och teknik – ditt kvalitetsledningssystem med innehåll är en av de viktigaste kunskapskällorna. En databas med lärdomar fångar upp och arkiverar värdefull kunskap från tidigare projekt. Andra användbara verktyg är checklistor och guider för bästa praxis när det gäller att tillhandahålla innehåll och använda interna digitala plattformar som intranätet.
Misstag är också kunskap
En lärdom kan överföras på olika sätt som tidigare nämnts och är en kraftfull kunskapsresurs. Det är en källa till vad som gick rätt eller fel; analys av grundorsaker och korrigerande åtgärder kan hjälpa till. Grundorsaken kan vara att kunskapen inte har överförts till rätt personer eller att den har överförts på ett sätt som är svårt för mottagaren att ta till sig eller förstå. Korrigerande åtgärder är också ibland relaterade till lärdomar och kunskapshantering. Genom att dokumentera detaljerad information om framgångar, utmaningar, misslyckanden och lösningar samt kategorisera informationen med taggar och nyckelord blir informationen lättare att komma åt. Kunskapsåterföring och revisioner kan också nyttjas. Det är ett sätt att förhindra att misstag upprepas och förbättra ledningssystemets övergripande kvalitet och kontinuerliga utveckling.
Vem ansvarar för kunskapshanteringen?
En vanlig utmaning i alla organisationer är frågan om vem som äger och ansvarar för kunskapshanteringen. Det överlappar ofta med HR, IT och linjeorganisationer, vilket skapar potentiella konflikter. Det är här dina färdigheter som förändringsagent, påverkare och kulturell förkämpe behövs för att utveckla en kunskapsvänlig kultur. Hela organisationen äger företagets kunskap, men det kräver tydliga roller, ansvarsområden och resurser, för att inte tala om tid och budget. Att definiera ansvarsområden och uppmuntra till ansvarstagande hjälper individer och team att förstå sina roller när det gäller att underhålla och uppdatera organisationens kunskapsresurs.
Genom att proaktivt fånga upp och tillämpa kunskap kan du som kvalitetsledare effektivt hantera den samlade kunskapen samt förbättra kvaliteten och effektiviteten i verksamheten.
Björn Palmqvist
Senior Management Consultant
Björn är legitimerad psykolog med drygt tio års erfarenhet som externkonsult inom området, inom myndigheter, kommun, landsting och privata näringslivet. Han har bred erfarenhet av att processleda och har designat och genomfört flera ledningsgrupps- och teamutvecklingsinsatser.
Björn har också över 10 års erfarenhet av att coacha och handleda chefer såväl individuellt som i grupp. Han har god kunskap om och stor erfarenhet av arbete med organisatorisk och social arbetsmiljö, konflikthantering och organisationsanalyser. Björn håller också flera utbildningar inom ledarskapsområdet.
