Den naturliga plattformen för hela organisationen
Den första fråga vi ställer oss när vi utvecklar och implementerar ett användarvänligt IT-stöd är – för vem är användarvänligheten viktig? Svaret är: för alla medarbetare som använder det; för chefer, ledning och de som förvaltar systemet. Det innebär att det måste ha en mångsidig funktionalitet och att dess delar ska vara flexibla och enkla att anpassa.
Ett ledningssystems praktiska funktionalitet, dess kapacitet som stöttande verktyg för de som dagligen använder det beror på saker som systemets struktur och processer, samt vilka resurser och hjälpmedel som står användarna till buds. Ett sådant IT-stöd ska helt enkelt fungera som ryggraden i verksamheten – den naturliga plattformen som medarbetarna använder för att finna korrekt och uppdaterad information, policyer, rutiner, instruktioner och riktlinjer.
Det kan vara klokt att med jämna mellanrum utvärdera mognaden hos det befintliga ledningssystemet hos en verksamhet som växer, eller förändras, samt fastställa vilka ambitioner som finns för framtiden. Olika organisationer befinner sig på olika nivåer och de fem som vi har identifierat är: ad hoc, hanterad, integrerad, implementerad och genomförd. Läs mer om de olika nivåerna och vad man bör tänka när man väljer IT-lösning i vårt whitepaper nedan.
Fördelarna med en välfungerande IT-lösning
Ett digitalt ledningssystem tillhandahåller styrning och stöd i vardagen, samt gör din organisation bättre rustad för snabba förändringar av krav och standarder. Så om du investerar i en välfungerande IT-lösning för styrning av verksamheten får du följande fyra stora fördelar:
- Ett stöttande verktyg för samtliga medarbetare
I ett digitalt ledningssystem kan du på ett mer funktionellt och användarvänligt sätt använda grafiska element, bilder och modeller för att visualisera, eller ersätta, innehållet i dokument och informationstexter. Det här gör att verksamheten blir mer lättförståelig – både teoretiskt och praktiskt. - Underlättar tvärfunktionellt och platsoberoende samarbete
Är din organisation uppdelad i flera team och avdelningar, som dessutom utgår från olika städer eller kontor? Har ni en hybridbaserad arbetsplats? Är vissa medarbetare ute på fältet eller baserade på andra orter? Ett digitalt ledningssystem minskar avståndet mellan medarbetarna och ger dem tillgång till samma information vid varje given tidpunkt. - Bättre styrning och minskad friktion
Ett ledningssystem ska användas för att driva verksamheten mot dess visioner genom att omsätta strategier till praktiska handlingar. Med utgångspunkt från detta och nyckelintressenternas behov och krav definieras mål, processer, roller och ansvar. För att alla ska förstå vad som förväntas av dem måste IT-lösningen vara så intuitiv och enkel att använda att det blir den naturliga plattformen för det dagliga arbetet. - Minskat tidsslöseri
Med ett digitalt ledningssystem blir det enklare att uppdatera alla i organisationen med den senaste informationen. Medarbetarna kan förlita sig på att de snabbt informeras om nyheter och ändringar, samt har tillgång till uppdaterade arbetsbeskrivningar, checklistor och dokument. De slipper med andra ord att använda en stor del av sin arbetstid till att finna den information de behöver.
Vad kännetecknar ett välfungerande IT-stöd?
- Det är enkelt att nyttja även för sällananvändare. Mål, processer, dokument, ärenden och projekt hanteras i samma system och gränssnitt.
- Det är följsamt och stödjer löpande ändringar av konfigurationen i takt med att kraven förändras och processförbättringar genomförs, utan att externa konsulter eller IT-experter behöver blandas in.
- Det kan byggas ut i takt med att organisationen växer och behoven förändras. Systemet ska snabbt kunna skalas upp funktionellt, geografiskt och organisatoriskt, utan att större kostnader tillkommer.
- Det hänger ihop på ett intuitivt och logiskt sätt. De tydliga kopplingarna mellan ledningssystemets olika delar gör det enkelt att skapa en röd tråd från strategi till operativa åtgärder.
- Systemet är säkert och har en välutvecklad behörighetsstyrning för hantering av känslig och viktig information. Det omfattar styrning av åtkomst, redigering, kvittenser, e-signaturer och granskning.
- IT-lösningens funktionalitet garanteras över tid, plus att man kan lita på att de som utvecklat och sålt produkten både tillhandahåller service och genomför kontinuerliga förbättringar.
Ledningssystem och IT-stöd
Många organisationer har förstått att ett användarvänligt och digitalt ledningssystem är en nyckelfaktor för att utveckla och omsätta sina strategier till praktiska handlingar. Det är i många fall även avgörande för en organisations kontinuerliga kvalitetsarbete, då det bidrar till ökat mervärde för kunderna, effektivare användning av resurser, minskade kvalitetsbristkostnader och bestående resultat.
Läs mer om vår IT-lösning CANEA ONE.
Se vårt on demand-webbinarium om Användarvänliga ledningssystem.
Karl Hedman
Management Consultant
Karl arbetar med projektledning, processutveckling, processeffektivisering implementering av affärssystem, revision, ledningssystem och affärsstrategier. Du träffar Karl när du går utbildning inom revision, projektledning och processer.
