30 år i branschen har gett oss många tillfällen att reflektera över varför vi agerar som vi gör och hur det påverkar, och kan påverkas av, sättet som vi organiserar arbetet på. I det här blogginlägget lyfter vi fram tre vanliga fel som leder till ett ineffektivt handlande samt ger fem råd som ni kan utgå ifrån när ni optimerar ert ledningssystem.
Några av de vanligaste felen
som organisationer begår är:
- Informationen är utspridd på olika platser och ett gemensamt system för versionshantering saknas.
- Styrande dokument och instruktioner innehåller för mycket information som gör det svårt för de anställda att förstå vilka minimikrav som gäller för det som ska genomföras.
Konsekvenser: Trötthet och förvirring, vilket leder till att de anställda förlorar intresse, börjar ta genvägar och i värsta fall begår misstag.
- IT-stödet som används gör det svårt att göra uppdateringar och förbättringar i ledningssystemet.
Konsekvenser: Medarbetarna avstår från att jobba med gemensamma förbättringar och slutar i värsta fall följa gällande instruktioner då de inte längre upplevs vara det bästa sättet att arbeta på.
Här är våra fem råd för att få bukt med problemen:
- Säkerställ att ert system är den naturliga startpunkten för en användare som ska lösa ett problem samt att systemet har bra sökfunktioner och stöd för taggning.
- Använd ett system som sorterar och visar de senaste versionerna av varje dokument, så att ingen agerar efter föråldrade instruktioner och information som upphört gälla.
- Var väldigt tydlig med vilka minimikrav som gäller för en given uppgift. Skriv dessa i början av varje dokument och låt övrig, mindre viktig, information följa därefter.
- Skapa utrymme för interaktion genom att se till att det är lätt för användaren av ett dokument att kommunicera med den som är ansvarig.
- Undvik att välja ett system som kräver mycket extern hjälp för att hållas uppdaterat. Systemet bör vara lätt att justera och förbättra.
