Varför fokusera på ledtiden?
Många verksamheter har en tendens att fokusera på resursförbrukningen i varje funktion och glömmer att beakta genomloppstiden i ett flöde. Hur upplever den det som får vänta på att ett ärende ska bli klart? Vad händer om denne får vänta för länge? Risken är att det börjar byggas andra rutiner runtomkring, eller att tid läggs på olika åtgärder bara för att väntetiderna blir för långa. Det är utifrån den här problematiken som grunden till principerna inom Lean utvecklades.
Ledtiden för en produkt eller en tjänst driver kostnad i två dimensioner. Den ena handlar om resurser och kapital som binds upp i verksamhetens operativa delar och påverkar både kassaflöde och tillgänglighet negativt. Den andra dimensionen handlar om att när genomloppstiden för varor och tjänster blir längre än den tid som vi efterfrågar för leverans tvingas verksamheten fatta beslut på spekulativ information och prognoser.
Ju större gapet blir mellan dessa tider, desto högre blir risken att verksamheten agerar på felaktig information. Gapet kommer till slut leda till:
- Att vi får spendera tid på att hantera försenade ärenden
- Att vi tvingas planera om och lägga tid på att hantera ärenden flera gånger
- Extra handpåläggningar för att inte tappa organisationens förtroende
- Missnöjda kunder som måste hantera sina förseningar med påföljder
I värsta fall kan vi inte annat göra än att vänta, och risken finns då att möjligheter går förlorade.
Tid gömmer slöseri! Ju längre tid ett flöde tar, ju fler utav ovanstående punkter kan verksamheten räkna med att råka ut för. Lean-konceptet har upplyst oss om de hinder som mer eller mindre alltid finns i alla verksamheter, men nyckeln till framgång startar med att vi lär oss se dem!
Nedan visas några exempel på de hinder som vi systematiskt kan lära oss att se, kartlägga och åtgärda. Ser du några likheter med ovan beskrivna konsekvenser som följd av långa genomloppstider?
- Väntetid: Vi väntar på beslut/information/direktiv för att utföra vårt jobb
- Onödiga rörelser/förflyttningar: Vi skickar ärenden fram och tillbaka flera gånger mellan olika enheter
- Överarbete: Vi dubbelarbetar för att vi inte känner till varandras arbetsuppgifter tillräckligt väl
- Omarbete: Vi tvingas göra om saker eller lägga tid på att åtgärda problem som har uppstått på vägen, men som egentligen inte borde behövas
- Outnyttjad kreativitet: Vi tar inte tillvara kompetens och goda idéer från medarbetare
För att lyckas undanröja dessa hinder måste vi förstå hur värdeflödena ser ut, annars finns risken att vi suboptimerar utvalda delar i flödet som i sin tur varken kommer leda till nöjdare kunder, högre effektivitet eller kortare leveranstider. Genom att visualisera ett värdeflöde kan vi tillsammans förstå var och hur värde skapas, och samtidigt se hur verksamheten kan samarbeta för att göra hela kedjan bättre.
Hur genomförs en värdeflödeskartläggning i praktiken?
Att se är att förstå! En värdeflödeskartläggning är starten på en resa där vi tillsammans hittar de störta hindren, och bästa förbättringarna att fokusera på. Under ledning av en erfaren coach och förbättringsledare träffas representanter från hela flödet och samlar in information om värdeflödet, visualiserar kartan, och analyserar orsakerna till nuläget. Nästa steg är att tillsammans med samlad kompetens och kreativitet rita en framtidsbild som vi ska eftersträva.
Detta är ett teamarbete från början till slut där medarbetarna efter endast några få heldagar tillsammans ökar förståelsen i verksamheten, riktar fokus på rätt saker, och startar resan mot kortare handläggningstider, mindre frustation, mer värdeskapande samt nöjdare kunder och medarbetare.
Stefan Lund
Senior Management Consultant
Stefan Lund är Lean Coach, föreläsare, utbildare, tränare, certifierad NLP practitioner samt förändringsledare med ett Lean Six Sigma Master Black Belt i bagaget.
Han har föreläst för och arbetat med tusentals människor i alla möjliga olika sammanhang och organisationer. Med en gedigen erfarenhet från både idrott och företag har han kompetens att få med hela gruppen och få den att gå åt samma håll med gemensamt fokus kring vad som ger framgång.
